Auch im Computerzeitalter sollte auf die Führung eines händischen Fahrtenbuches nicht verzichtet werden. Sie können aber auch ein spezielles Programm benutzen, bei dem nachträgliche Änderungen ersichtlich sind.
Als Nachweis des Verhältnisses zwischen betrieblichen und privaten Fahrten sind vom Steuerpflichtigen Fahrtenbücher bzw. Aufzeichnungen zu führen, aus denen zumindest das Datum, die Dauer, der Beginn und das Ende, das Ziel und der Zweck jeder einzelnen Fahrt ersichtlich sein müssen. Nach Ansicht des deutschen Bundesfinanzhofes (BFH) sind an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch darüber hinaus folgende Anforderungen zu stellen:
Auch im Computerzeitalter sollte daher auf die Führung eines händischen Fahrtenbuches nicht verzichtet werden, oder aber ein spezielles Programm gewählt werden, bei dem nachträgliche Änderungen von Aufzeichnungen ersichtlich sind.
Formell nicht ordnungsmäßig
Der österreichische Unabhängige Finanzsenat (UFS) beruft sich in seiner jüngsten Rechtssprechung auf die vom BFH genannten Voraussetzungen und stellt daher fest, dass ein in Excel geführtes Fahrtenbuch formell nicht ordnungsmäßig ist. Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei kann nämlich nur dann den Formalerfordernissen gerecht werden, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.
Übereinstimmung mit anderen Beweismitteln
Entwarnung für all jene, die ihr Fahrtenbuch bisher in Excel geführt haben: Die betreffende Entscheidung des UFS fiel dennoch zu Gunsten des Berufungswerbers aus, da nach Ansicht des UFS ein formell nicht ordnungsgemäßes Fahrtenbuch noch nicht zu der Annahme berechtigt, dass die Aufzeichnungen auch inhaltlich unzureichend sind. Solange eine Übereinstimmung mit anderen Beweismitteln gegeben ist, ist demnach davon auszugehen, dass auch ein formell nicht ordnungsgemäßes Fahrtenbuch der Richtigkeit entspricht. Eine Nachweisführung oder eine Glaubhaftmachung ist nur in jenen Fällen erforderlich, in denen die inhaltliche Richtigkeit der geführten Aufzeichnungen von der Abgabenbehörde in Zweifel gezogen wird.
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