Zwischen Anerkennung und Abgabenpflicht: Das müssen Sie über (ortsübliche) Trinkgelder wissen

In vielen Dienstleistungsbetrieben – besonders in der Gastronomie und Hotellerie sowie im Friseur- und Taxigewerbe – sind Trinkgelder ein gängiger Bestandteil des Geschäftsalltags. Während sie für Gäste eine Geste der Zufriedenheit darstellen, werfen sie für Unternehmer steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Fragen auf. Die Prüfer der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) greifen bei ihren jüngsten Prüfungsaktivitäten im Zuge einer GPLB-Prüfung vermehrt das Thema Trinkgeldpauschale auf. Durch den stetig steigenden Anteil an Kartenzahlungen werden die erhaltenen Trinkgelder transparent und somit im Zuge einer Außenprüfung nachvollziehbar.

# Was gilt rechtlich als ortsübliches Trinkgeld?

Trinkgelder sind freiwillige Geldzuwendungen, die ein Arbeitnehmer im Zuge seiner Tätigkeit direkt von Dritten (z. B. Gästen oder Kunden) erhält. Sie stellen keine Entlohnung dar, sondern gelten als zusätzliches Einkommen des Arbeitnehmers.

Der Begriff „ortsüblich“ ist im Sinne der allgemeinen Verkehrsauffassung zu verstehen. Eine Zuwendung gilt dann als ortsüblich, wenn sie im Hinblick auf geografische Lage, Branche sowie Höhe dem entspricht, was in vergleichbaren Fällen allgemein üblich ist.

Wichtig: Eine interne Aufteilung der Trinkgelder (etwa zwischen Service- und Küchenpersonal) ist nur dann rechtlich korrekt, wenn sie auf einer ausdrücklichen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer basiert. Eine bloße Anordnung durch den Arbeitgeber ist rechtswidrig und kann Rückforderungsansprüche der betroffenen Arbeitnehmer auslösen.

# Wann sind Trinkgelder steuerfrei?

Ortsübliche Trinkgelder, die freiwillig und zusätzlich zur geschuldeten Leistung von Dritten an Arbeitnehmer bezahlt werden, sind steuerfrei sowie auch vom Dienstgeberbeitrag und der Kommunalsteuer befreit. Diese Steuerfreiheit gilt unabhängig davon, ob das Trinkgeld in bar oder per Kreditkarte gezahlt wurde.

Voraussetzungen für die Steuerfreiheit:

Das Trinkgeld wird freiwillig von einem Dritten geleistet.
Es besteht kein Rechtsanspruch darauf.
Es erfolgt zusätzlich zum vereinbarten Entgelt.
Das Trinkgeld ist ortsüblich.
Der Arbeitgeber garantiert keinen fixen Trinkgeldbetrag (z.B. 10 % Servicepauschale).

Die Steuerfreiheit entfällt bei einer Trinkgeldgarantie oder garantierten Trinkgeldhöhen seitens des Arbeitgebers. Weiters kommt es zu einem Entfall der Steuerfreiheit, wenn Trinkgelder zentral gesammelt und aliquot auf die Dienstnehmer aufgeteilt werden.

# Sozialversicherung: Wann unterliegen Trinkgelder der Beitragspflicht?

Grundsätzlich gelten Trinkgelder als beitragspflichtiges Entgelt, wenn sie dem Arbeitnehmer im Rahmen seines Dienstverhältnisses zufließen und damit sowohl im Interesse des Arbeitgebers als auch des Kunden geleistet werden.

Damit stellt sich die Frage: Wie werden Trinkgelder in die Sozialversicherung einbezogen?
Die Lösung: Trinkgeldpauschalen.

Da die genaue Erfassung des tatsächlichen Trinkgeldaufkommens oft schwer möglich ist, wurden von den Krankenkassenträgern Trinkgeldpauschalen eingeführt – vor allem im Gastronomie- und Hotelleriebereich. Diese Pauschalen gelten bundesweit, unterscheiden sich jedoch je nach Bundesland und Tätigkeit und werden automatisch zur Beitragsgrundlage hinzugerechnet.

Sie gelten auch für überlassene Arbeitskräfte, die dem Gastgewerbekollektivvertrag unterliegen. Ausgenommen sind hingegen u. a.:

Lehrlinge,
mitarbeitende Ehegatten (nicht in Wien),
Praktikanten (nur in Tirol),
Ferialaushilfen (nur in Wien),
Mitarbeiter in Betriebskantinen oder Heimen.

# Was tun bei Abweichungen vom Pauschalbetrag?

Wenn das tatsächliche Trinkgeld mehr als 100 % über oder unter 50 % des Pauschalbetrags liegt, darf die Pauschale nicht mehr angewendet werden. Stattdessen ist die tatsächliche Höhe nachzuweisen (z. B. durch Kreditkartenzahlungen) und in die Beitragsgrundlage aufzunehmen.

Hinweis zur Prüfung:
Die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK) prüft im Rahmen von GPLB-Prüfungen vermehrt das Thema Trinkgeld. Liegen keine oder unzureichende Aufzeichnungen vor, darf das Prüfungsorgan die Trinkgeldeinnahmen schätzen, basierend auf vergleichbaren Betrieben.

# Haftung der Arbeitgeber

Arbeitgeber haften für die korrekte Abfuhr von SV-Beiträgen und Lohnsteuer auf Trinkgelder. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können bei Außenprüfungen zu erheblichen Nachforderungen führen.

# Trinkgelder bei Unternehmern

Trinkgelder, die Unternehmern direkt gewährt werden, sind sowohl umsatz- als auch einkommensteuerpflichtig und somit sowohl in die Umsatzsteuererklärung als auch in die Einkommensteuererklärung aufzunehmen.

# Fazit

Trinkgelder sind in vielen Branchen üblich, doch sie bringen steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Herausforderungen mit sich. Damit sie steuerfrei bleiben, müssen sie freiwillig, ortsüblich und zusätzlich sein – ohne Garantien. Sozialversicherungsrechtlich sind sie über Pauschalen oder bei Abweichung nach tatsächlichem Zufluss zu erfassen. Eine korrekte Dokumentation und laufende Prüfungen sind unerlässlich, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden.

Ihr Fidas Team