Welche Belege dürfen Sie 2026 entsorgen?
Jedes Jahr stellt sich für Unternehmen und Privatpersonen dieselbe Frage: Welche Unterlagen müssen weiterhin aufbewahrt werden – und welche können endlich entsorgt werden? Rechnungen, Verträge und sonstige Belege sammeln sich rasch an und beanspruchen Platz. Gleichzeitig sind die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten genau einzuhalten. Dieser Überblick zeigt Ihnen kompakt, welche Belege Sie ab 2026 aussortieren dürfen und worauf Sie achten sollten.
# Elektronisches Archiv
Eine wichtige Info vorab: Buchhaltungsunterlagen dürfen auch digital aufbewahrt werden, sofern ein revisionssicheres Archiv verwendet wird.
Mehr Informationen dazu finden Sie hier
Wichtig: Das bloße Einscannen und Abspeichern von PDFs auf USB-Sticks, Festplatten oder Servern ist nicht ausreichend, da eine nachträgliche Veränderung oder Löschung nicht ausgeschlossen ist (§ 132 BAO).
# Grundregel: 7 Jahre Aufbewahrungspflicht
Für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen gilt eine 7-jährige Aufbewahrungsfrist. Hier eine Übersicht der wichtigsten Beispiele:
- Konten
- Geschäftspapiere
- Aufstellungen der Einnahmen und Ausgaben
- Bücher (Hauptbücher, Nebenbücher, Kassenbücher, Bankbücher, Lagerbücher, Anlagenbuchhaltung, etc.),
- Inventare,
- Eröffnungsbilanzen,
- Jahresabschlüsse samt den Lageberichten,
- Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten,
- empfangene Geschäftsbriefe,
- Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und
- Belege für Buchungen (sowohl externe als auch interne, zB Lohn-/Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Materialentnahme-/Materialrückgabescheine).
Fristbeginn: mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Verbuchung erfolgt ist.
Beispiel:
Rechnung vom 4.1.2018 → Aufbewahrung bis 31.12.2025 → Entsorgung ab 1.1.2026 zulässig.
Sonderfälle: Längere Aufbewahrungsfristen
Einige Unterlagen sind länger als 7 Jahre aufzubewahren:
| Allgemein | Aufbewahrungspflicht |
|---|---|
| Dokumente/Informationen iZm Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz | 5 Jahre |
| Aufzeichnungen von Plattformen iZm der Plattformhaftung | 10 Jahre |
| Dokumente/Informationen iZm Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung | 10 Jahre |
| Unterlagen iZm elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der One-Stop-Shop (OSS) in Anspruch genommen wird | 10 Jahre |
| Förderungen, Beginn: ab dem Ende des Jahres der Auszahlung der gesamten Förderung | 10 Jahre |
| Aufzeichnungen/Unterlagen iZm Grundstücken gem. UStG | 12-22 Jahre |
| Unterlagen, welche zu einem anhängigen Abgaben- oder Gerichtsverfahren gehören | Solange das Verfahren dauert |
Für während der Pandemie erhaltene Förderungen gelten folgende Fristen:
| COVID-19 Förderungen | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Ausfallsbonus I, II und III | 7 Jahre |
| Fixkostenzuschuss I und 800.000 | 7 Jahre |
| Verlustersatz I, II und III | 7 Jahre |
| NPO Unterstützungsfonds | 7 Jahre |
| Härtefallfonds Phase I | 10 Jahre |
| Härtefallfonds restliche Phasen | 7 Jahre |
| Kurzarbeitsbeihilfe | 10 Jahre |
| Investitionsprämie | 10 Jahre |
# Abweichendes Wirtschaftsjahr
Bei vom Kalenderjahr abweichendem Wirtschaftsjahr beginnt die Aufbewahrungsfrist erst mit Ende jenes Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.
Beispiel:
Jahresabschluss zum 31.3.2025 → Aufbewahrung bis 31.12.2032.
# Sanktionen bei Verstößen
Die vorsätzliche Verletzung der Aufbewahrungs- oder Belegpflicht stellt eine Finanzordnungswidrigkeit dar und kann mit einer Geldstrafe bis zu EUR 5.000,-- geahndet werden (§ 51 FinStrG).
Hinweis: Auch nach Ablauf der gesetzlichen Frist kann es sinnvoll sein, bestimmte Unterlagen weiter aufzubewahren – etwa aus Beweis- oder Dokumentationsgründen.
Bei Fragen zur richtigen Archivierung oder zur Entsorgung einzelner Unterlagen unterstützen wir Sie gerne.
Ihr Fidas-Team