Welche Belege dürfen Sie 2024 entsorgen?

Stellen Sie sich auch jedes Jahr erneut die Frage, welche Unterlagen Sie noch aufbewahren müssen und welche Sie ohne schlechtes Gewissen entsorgen dürfen, um Platz in den Kellerregalen zu schaffen? Dann wird Ihnen der folgende Guide bei der Entscheidungsfindung behilflich sein.

# Basic = 7 JAHRE

Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen; hier finden Sie eine demonstrative Aufzählung für die 7-jährige Aufbewahrungsfrist:

  • Konten
  • Geschäftspapiere
  • Aufstellungen der Einnahmen und Ausgaben
  • Bücher (Hauptbücher, Nebenbücher, Kassenbücher, Bankbücher, Lagerbücher, Anlagenbuchhaltung, etc.),
  • Inventare,
  • Eröffnungsbilanzen,
  • Jahresabschlüsse samt den Lageberichten,
  • Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten,
  • empfangene Geschäftsbriefe,
  • Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und
  • Belege für Buchungen (sowohl externe als auch interne, zB Lohn-/Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Materialentnahme-/Materialrückgabescheine).

Der Fristlauf startet mit Schluss des Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen wurde bzw. auf das sich der Beleg bezieht.

Beispiel: Eine mit 4.1.2016 datierte Eingangsrechnung muss bis zum 31.12.2023 aufbewahrt werden. Erst am 1.1.2024 darf man die das Jahr 2016 betreffenden Buchhaltungsunterlagen samt den zugehörigen Belegen ausscheiden.

# Follow Up = kommt drauf an

Gerne hätten wir hier nun gestoppt. Doch wie Sie wohl schon ahnen, gibt es einige Ausnahmen von der Regel:

HIER NACHLESEN

Haben Sie während der Corona-Pandemie Förderungen bezogen, sind die dazugehörigen Belege noch eine Weile aufzubewahren:

COVID-19 FÖRDERUNGEN

# Abweichende Wirtschaftsjahre

Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Beispiel: Die Belege betreffend Jahresabschluss zum 31.3.2023 sind bis zum 31.12.2030 aufzubewahren.

Generell sollte man nicht alle betrieblichen Unterlagen leichtfertig mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist kübeln, da manche Dokumente auch über diese Frist hinaus dienlich sein könnten.

# Elektronisches Archiv

Generell können Buchhaltungsunterlagen auch elektronisch archiviert werden. Hier(https://fidas.at/aktuelles/die-elektronische-aufbewahrung-erfordert-ein-revisionssicheres-archiv/) erhalten Sie nähere Informationen zur elektronischen Aufbewahrung in Form eines revisionssicheren Archivs.

Achtung: Das Einscannen und Abspeichern von Rechnungen im PDF-Format auf einem USB-Stick, einer Festplatte bzw. am Server ist für die revisionssichere Archivierung zu wenig, da jede einzelne Datei verändert, gelöscht oder deren Reihenfolge geändert werden kann.

Ihr Fidas Team