Unterlagen für die GPLB Prüfungen: Was Sie wirklich brauchen

Wenn es um die Gemeinsame Prüfung der Lohnabgaben und Beiträge (GPLB) geht, zeigt sich oft, dass der Teufel im Detail liegt. Manchmal fehlen genau die Unterlagen, die für die Nachvollziehbarkeit der Lohnverrechnung unabdingbar sind, oder sie sind unvollständig. Eine sorgfältige Dokumentation in diesem Bereich ist jedoch nicht nur zur Vermeidung von Kopfschmerzen bei der Prüfung essenziell, sondern auch im eigenen Interesse, um unangenehme Überraschungen und Probleme zu vermeiden. Hier ein kleiner Spickzettel zu den Must-haves in Ihrer Dokumentation.

# Das Lohnkonto

Das Lohnkonto ist das Herzstück der Lohnverrechnung. Jeder Dienstgeber ist verpflichtet, für jeden Mitarbeiter ein solches Konto genau zu führen. Doch was gehört alles in ein Lohnkonto? Gemäß § 76 des Einkommensteuergesetzes 1988 und der Lohnkontenverordnung sind bestimmte Inhalte zwingend erforderlich:

  • Name und Versicherungsnummer
  • Wohnsitz
  • Alleinverdiener/Alleinerzieherabsetzbetrag und Kinderzuschläge zum Alleinverdiener/Alleinerzieherabsetzbetrag laut Antrag des Arbeitnehmers
  • Name und Versicherungsnummer des (Ehe)Partners, wenn der Alleinverdienerabsetzbetrag berücksichtigt wurde
  • Name und Versicherungsnummer des (jüngsten) Kindes, wenn der Alleinerzieherabsetzbetrag berücksichtigt wurde
  • Name und Versicherungsnummer des Kindes (der Kinder), wenn der Kinderzuschlag (die Kinderzuschläge) berücksichtigt wurde(n)
  • Freibetrag laut Mitteilung zur Vorlage beim Arbeitgeber. Wurde eine Versicherungsnummer nicht vergeben, ist jeweils das Geburtsdatum anstelle der Versicherungsnummer anzuführen
  • Bruttoarbeitslohn (inklusive Sachbezüge) samt Zahlungstag und Lohnzahlungszeitraum
  • Einbehaltene Lohnsteuer
  • Beitragsgrundlage für Pflichtbeiträge zu gesetzlichen Interessenvertretungen und zur gesetzlichen Sozialversicherung
  • Beitrag zur betrieblichen Vorsorge samt Bemessungsgrundlage
  • Rückgezahlter Arbeitslohn
  • Dienstgeberbeitrag zum Ausgleichsfonds für Familienbeihilfen und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag samt Bemessungsgrundlage
  • Pendlerpauschale und Pendlereuro
  • Einbehaltene Beiträge zu freiwilligen Interessenvertretungen
  • Nicht steuerbare Tages-(Nächtigungs-) und Kilometergelder sowie die Kosten eines Öffi-Tickets
  • Anzahl der Homeoffice-Tage, an denen die Dienstnehmerin bzw. der Dienstnehmer die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt hat.
  • Ersätze für die Kosten des Aufladens von Elektrofahrzeugen:
    • Ersätze für die nachgewiesenen Kosten des Aufladens von Elektrofahrzeugen an einer öffentlichen Ladestation
    • Ersätze für die Kosten des Aufladens samt der Lademenge in Kilowattstunden an einer nichtöffentlichen Ladestation, wenn die nachweisliche Zuordnung der Lademenge zum Elektrofahrzeug sichergestellt ist.
    • Ersätze für pauschale Monatsbeträge für das Aufladen an einer nicht öffentlichen Ladestation samt dem Nachweis, dass die Zuordnung der Lademenge zum Elektrofahrzeug nicht sichergestellt werden kann.
    • Ersätze für die Anschaffung einer Ladeeinrichtung
  • Start-up-Mitarbeiterbeteiligung samt der Höhe der Beteiligung in Prozent
  • Zinsersparnis sowie der Referenzzinssatz
  • Für das Kalenderjahr 2024 eine Mitarbeiterprämie etc.

# Konsequenzen bei fehlendem Lohnkonto

Das Führen eines Lohnkontos ist keine freiwillige Angelegenheit. Wird vorsätzlich darauf verzichtet, ein Lohnkonto zu führen, sieht sich der Dienstgeber einer Finanzordnungswidrigkeit gegenüber. Die Strafen können empfindlich sein und bis zu EUR 5.000,00 betragen.

# Die Arbeitszeitaufzeichnungen

Gemäß Arbeitszeitgesetz sind Dienstgeber verpflichtet, präzise Aufzeichnungen über die Arbeitsstunden ihrer Dienstnehmer zu führen. Dies inkludiert die Festlegung und Dokumentation des Beginns und der Dauer eines Durchrechnungszeitraumes. Falls die Arbeitszeitaufzeichnungen den Dienstnehmern überlassen werden, wie es bei Gleitzeitmodellen oft der Fall ist, müssen diese entsprechend angeleitet werden. Dennoch bleibt die letzte Verantwortung für die Korrektheit und Vollständigkeit dieser Aufzeichnungen beim Dienstgeber. Am Ende der Gleitzeitperiode ist es erforderlich, dass die Dienstgeber die Aufzeichnungen überprüfen. Bei elektronischen Zeiterfassungssystemen müssen sie auf Anfrage Kopien der Aufzeichnungen an die Dienstnehmer ausgeben oder zumindest Einsicht gewähren.

# Unvollständige oder fehlerhafte Arbeitszeitaufzeichnungen

Hier können sich folgende Konsequenzen ergeben:

  • Nachzahlungen von zu niedrig entrichteten Sozialversicherungsbeiträgen samt Verzugszinsen
  • Schätzung der Arbeitszeit
  • Geldstrafen bis zu EUR 1.815,00 pro Dienstnehmer
  • Erschwerung der Nachweisführung korrekter Entlohnung im Rahmen der Bestimmungen gegen Lohn- und Sozialdumping

# Andere wesentliche Dokumente

Für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Lohnverrechnung sind auch folgende Unterlagen von Bedeutung:

  • Betriebsvereinbarungen, Dienst- und Lehrverträge, Dienstzettel
  • Aufzeichnungen über Urlaub, Krankenstände und andere Abwesenheiten
  • Überstunden-, Provisions-, Akkord- und leistungsabhängige Lohnaufzeichnungen
  • Branchenspezifische Dokumente wie Tachoscheiben, Abrechnungen der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse
  • Reisekostenaufzeichnungen und Fahrtenbücher für firmeneigene Fahrzeuge
  • Prüfberichte der letzten Abgaben- bzw. Betriebsprüfung
  • Geschäftsbücher wie Bilanzen, Jahresabschlüsse, Buchhaltung, Saldenlisten, Sachkonten und Belege

# Fazit

Eine umfassende und sorgfältige Dokumentation ist der Schlüssel zur Vermeidung von Unklarheiten und rechtlichen Problemen bei einer GPLB-Prüfung. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Unterlagen bereithalten. Dies wird nicht nur bei Prüfungen helfen, sondern auch das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in die korrekte Abwicklung ihrer Entlohnung stärken.

Ihr Fidas Team