Registrierkasse: Der lästige Dauerbrenner

Seit nunmehr fast 3 Jahren ist die Registrierkassenpflicht ein relevantes Thema für alle Unternehmer. Einerseits soll an die Registrierkassenpflicht wieder erinnert werden, und andererseits ein kurzer Erfahrungsbericht der letzten drei Jahre über Kassenprüfungen und typische Fehler gemacht werden. Besteht Registrierkassenpflicht? Welche Grenzen müssen überschritten werden ❚  Gesamtumsatz zumindest € 15.000,– pro Jahr ❚  davon reiner Barumsatz € 7.500,– pro Jahr Nur wenn beide Grenzwerte überschritten sind, muss im 4. Monat nach Ende der Umsatzsteuervoranmeldungs-Periode (Monat oder Quartal) eine Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung im Einsatz bzw. angemeldet sein.  Bespiele ❚  Gesamte Jahresumsätze von € 13.000,– in Bar = keine Registrierkassenpflicht ❚  Jahresumsatz von € 20.000,– davon € 7.000,– in Bar = keine Registrierkassenpflicht Die Barumsatzgrenze wird mit Oktober 2019 überschritten, wobei die an­zuwendende Umsatzsteuervoranmeldungsperiode das Kalendermonat (Gesamtumsatz über € 100.000,–) ist. So muss mit Anfang Februar 2020 eine Registrierkasse angemeldet/im Einsatz sein. Ist die Umsatzsteuervoranmeldungsperiode das Quartal (Gesamtumsatz unter € 100.000,–), so muss Anfang April 2020 eine Registrierkasse angemeldet/im Einsatz sein. Was ist bei der laufenden Führung der Registrierkasse zu beachten? ❚  Erstellung von Monatsbelegen: Der Monatsbeleg muss ausgedruckt und aufbewahrt werden. Am Monatsende ist der Zwischenstand des Umsatzzählers der Kasse als Barumsatz mit Betrag Null und elektronischer Signatur im Datenerfassungsprotokoll abzuspeichern (= Monatsbeleg). ❚  Jahresbeleg: Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg für das gesamte Jahr. Dieser Jahresbeleg ist auszudrucken und aufzubewahren. Mit 31.12. ist auch für Unternehmer mit abweichendem Wirtschaftsjahr der Jahresbeleg zu erstellen. Somit gilt für die Registrierkasse das Kalenderjahr. ❚  Es muss eine quartalsweise Sicherung der Daten des Datenerfassungsprotokolls auf externen Datenträgern durchgeführt werden. Damit die Unveränderbarkeit des gesicherten Datenerfassungsprotokolls gesichert ist, muss der Monats-Nullbeleg des letzten Monats des gesicherten Quartals enthalten sein. Die Sicherung ist 7 Jahre aufzubewahren. Die oben dargestellten Punkte für die korrekte laufende Registrierkassenführung sind gleichzeitig die häufigsten Fehler, die bei einer Registrierkassenprüfung auftauchen. Kassenausfall – was muss getan werden? Fällt eine verpflichtend zu führende Registrierkasse für mehr als 48 Stunden aus, dann muss dies über Finanz-Online binnen einer Woche gemeldet werden. Sobald die Registrierkasse wieder einsatzbereit ist, ist die Kasse über Finanz-Online wieder anzumelden und zu verwenden. Vor dem laufenden Betrieb nach Reparatur oder Neuanschaffung müssen sämtliche, während des Ausfalls erfolgten, Geschäftsfälle in der Registrierkasse nacherfasst werden. Die Barumsätze während des Kassenausfalls sind entweder auf einer anderen, dem Unternehmen zugeordneten, Registrierkasse zu erfassen oder soweit nicht möglich/vorhanden, müssen händische Belege erstellt werden. Erfahrungsbericht Registrierkassenprüfungen Im Rahmen einer „normalen Betriebsprüfung“ (z.B. Einkommensteuerprüfung) wird auch mitgeprüft, ob eine Registrierkassenpflicht besteht, ob eine Kasse angemeldet und im Einsatz ist. Bei einer solchen Überprüfung geht die Prüfungsintensität von einer Kontrolle nur des Startbelegs bis zur Mitprüfung auch des Datenerfassungsprotokolls. Teils werden auch Finanzamtsprüfer mit IT-Hintergrund eingesetzt. Diese prüfen die Kassendatei auf Stornierungen, ungewöhnliche Zeitpunkte von Eintragungen, etc.. Solchen IT-Prüfern ist eine sehr detaillierte und genaue Auswertung möglich. Die Kassennachschau kann auch losgelöst von einer „normalen Betriebsprüfung“ erfolgen und gibt es dafür eine eigene Prüfcheckliste (KN 1c) der Finanzverwaltung. Bei der reinen Kassennachschau werden neben dem Startbeleg auch gegebenenfalls Monatsbelege, das Datenerfassungsprotokoll sowie auch die quartalsmäßig vorzunehmenden Sicherungen geprüft. Außerdem kommt es auch zu einer Kontrolle der Einzel- und Belegerteilungspflicht.