Bevor das Jahr zu Ende geht, gilt es in der Lohnverrechnung noch eine Reihe wichtiger To-dos zu erledigen.- Homeoffice-Tag
Achtung: Arbeitgeber müssen die Homeoffice-Arbeitstage auf dem Lohnzettel bekannt geben. Die Anzahl der Homeoffice-Tage ist im Lohnkonto und im Lohnzettel (L 16) anzuführen (seit 2021).
Als Homeoffice-Tage zählen nur ganze Tage, also jene, an denen ausschließlich in der Wohnung gearbeitet wurde. Ist Ihr Mitarbeiter zum Beispiel nur den halben Tag in der Wohnung und den restlichen Tag auf Dienstreise oder im Büro, gilt dies nicht als Homeoffice-Tag.
Aufzeichnungspflicht
Wir unterstützen Sie im Rahmen der Personalverrechnung bestmöglich.
Um der Pflicht zur Angabe der Anzahl der Homeoffice-Tage in den steuerlichen Unterlagen (Lohnkonto, L16) entsprechend nachkommen zu können, bitten wir Sie:
- die tatsächlichen Homeoffice-Tage in Ihren betrieblichen Aufzeichnungen datumsmäßig zu erfassen (z.B. durch Ergänzung der Arbeitszeitaufzeichnungen), um für spätere Kontrollen im Zuge von Lohnabgabenprüfungen gerüstet zu sein.
Beachten Sie bitte, dass die Pflicht zur Erfassung der Homeoffice-Tage unabhängig davon besteht, ob Sie von der Möglichkeit der Auszahlung einer abgabenfreien Home-
office-Pauschale (bis zu € 3 pro Homeoffice-Tag für maximal 100 Tage pro Kalenderjahr, also € 300 steuerfrei) Gebrauch machen oder nicht.
Die Pflicht zur Angabe der Homeoffice-Tageszahl hat nämlich vor allem den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung von Arbeitnehmern zur Geltendmachung von allfälligen Homeoffice-Kosten in der Arbeitnehmerveranlagung (z.B. für ergonomisch geeignetes Mobiliar) überprüfen kann.
- Pkw-Sachbezug
Haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, ein arbeitgebereigenes Kfz auch für private Zwecke zu nutzen? Dann liegt ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis vor. Dieser erhöht nicht nur die Bemessungsgrundlage für Lohnsteuer und SV-Beiträge, sondern auch für die Lohnnebenkosten (DB, DZ und KommSt).
Achtung: Als Privatfahrt zählt auch die Fahrt von der Wohnung zum Arbeitsplatz.
- Der monatliche Sachbezugswert wird mit 2 % der tatsächlichen Anschaffungskosten des Kfz berechnet (maximal ist ein Betrag von € 960 monatlich anzusetzen). Voraussetzung: Bestimmte CO2-Werte werden überschritten.
- Für besonders schadstoffarme Kraftfahrzeuge liegt der Sachbezugswert bei 1,5 %. Hierfür werden jährlich Grenzwerte der maximalen CO2-Emission festgesetzt. Seit April 2020 sind dafür die sogenannten WLTP-Werte heranzuziehen (ersichtlich aus dem Zulassungs- oder Typenschein).
Wenn der CO2-Wert im Jahr der Anschaffung nicht höher ist als der Wert laut folgender Tabelle, bleibt es auch in den späteren Jahren bei 1,5 % Sachbezug.
Grenzwerte für „schadstoffarme Fahrzeuge“ – Sachbezug 1,5 %
Hier geht´s zur Übersicht
Neben dem vollen gibt es auch einen halben Sachbezug. Nutzt Ihr Mitarbeiter den Dienstwagen nachweislich (lückenloses Fahrtenbuch) im Jahresdurchschnitt für maximal 500 km im Monat (oder 6.000 km pro Jahr) für Privatfahrten, so beträgt der Sachbezugswert nur die Hälfte (Achtung: Auch Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte zählen dazu.).
Das bedeutet: Bei nicht schadstoffarmen Kfz ist das maximal 1 %, bei schadstoffarmen sind es maximal 0,75%.
Mini-Sachbezug
Es geht noch weniger. Denn: Nutzt Ihr Mitarbeiter das Firmen-Kraftfahrzeug nur sehr selten für private Fahren, so kann auch ein Sachbezug auf Basis der privat gefahrenen Kilometer angesetzt werden. Wann ist das der Fall? Multiplizieren Sie dazu die privat gefahrenen Kilometer mit den in der folgenden Tabelle angegebenen Cent-Beträgen. Ist dieser Wert geringer als die Hälfte des halben Sachbezugs, so kann dieser geringere Wert angesetzt werden.
Mehr Info´s
WICHTIG: Überprüfen Sie zum Jahresende, ob die Kilometer passend zum Sachbezug sind, wenn ein halber oder Mini-Sachbezug verrechnet wird. Prüfen Sie bitte auch, ob tatsächlich jenes Auto gefahren wird, für das der Sachbezug berechnet wurde.
- Teuerungsprämie
Viele Unternehmen entschließen sich dazu, ihren Mitarbeitern heuer nochmals ein ganz besonderes Weihnachtsgeschenk zu machen: Sie bezahlen ihnen eine Teuerungsprämie. Dies war bereits 2022 möglich und ist voraussichtlich letztmalig nur noch im Jahr 2023 möglich.
Unternehmer können aktiven Arbeitnehmern eine Gewinnbeteiligung von bis zu € 3.000 ausbezahlen. Es besteht auch die Möglichkeit, ihnen eine abgabenfreie Teuerungsprämie von bis zu € 3.000 zuzuwenden. Allerdings dürfen die beiden Begünstigungen insgesamt den Betrag von € 3.000 pro Jahr nicht übersteigen. Daher sollte im Vorhinein durchdacht werden, welche Begünstigung die optimale Lösung für den Arbeitnehmer darstellt.
Bei der Teuerungsprämie gilt Abgabenfreiheit bis € 2.000 pro Kalenderjahr. Der zusätzliche Abgabenfreibetrag von € 1.000 kann nur dann steuerfrei geltend gemacht werden, wenn diese Zahlung aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift für alle Arbeitnehmer oder bestimmte Arbeitnehmergruppen gewährt wird. Bei der Teuerungsprämie darf es sich allerdings um keine Bezugsumwandlung handeln. Das heißt, bei der Prämie muss es sich um zusätzliche Zahlungen handeln, die üblicherweise bisher nicht gewährt wurden. Das Beschäftigungsausmaß hat auf die maximale Höhe der Teuerungsprämie keine Auswirkung, somit können auch geringfügig Beschäftigte eine Prämie in voller Höhe erhalten.
Das Gute an der Teuerungsprämie: Die Abgabenfreiheit bezieht sich auf alle Lohnabgaben (Lohnsteuer, Sozialversicherung, betriebliche Vorsorge, DB, DZ und Kommunalsteuer).
Achtung: Die Teuerungsprämie muss auf dem Lohnzettel oder Lohnkonto als solche ersichtlich gemacht werden.
Gem. Lohnkontenverordnung (BGBl. II Nr. 303/2022) ist vorgesehen, dass
- steuerfreie Teuerungsprämien auf dem Lohnkonto anzuführen sind;
- zusätzlich auszuweisen ist, in welcher Höhe die Teuerungsprämien aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift gemäß § 68 Abs. 5 Z. 1 bis 7 EStG geleistet wurden.
Die Anforderung könnte etwa durch getrennte Lohnarten erfüllt werden, wobei Personalverrechner jeweils abklären müssen, ob das steuerliche Gruppenmerkmal gemäß § 68 Abs. 5 Z. 7 EStG (oder eine andere lohngestaltende Vorschrift gemäß § 68 Abs. 5 Z. 1 bis 6 EStG) vorliegt oder nicht.
- Jobticket
Seit 2023 gibt es Neuerungen beim Jobticket. Bisher konnte ein Jobticket nicht mit der Pendlerpauschale kombiniert werden. Das hat sich mit dem 01.01.2023 geändert.
Denn: Das Abgabenänderungsgesetz 2022 bestimmt, dass die Pendlerpauschale ab 2023 nur noch um den Wert des Jobtickets reduziert wird und es nicht zu einem gänzlichen Entfall kommt.
- Whistleblowing
Am 25.02.2023 trat das HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) in Kraft, das in Österreich die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern auf nationaler Gesetzgebungsebene umsetzt. Was bedeutet dies für Unternehmer?
Das HSchG fordert die Schaffung interner Meldekanäle für sogenannte Whistleblower von folgenden Unternehmen und juristischen Personen:
- Unternehmen und juristischen Personen im öffentlichen Sektor mit mind. 50 Arbeitnehmern
- in sensiblen Bereichen tätigen juristischen Personen (z.B. Finanzdienstleistern) unabhängig der Mitarbeiterzahl
Umsetzungsfristen:- juristische Personen ab 250 Arbeitnehmern: bis 25.08.2023
- juristische Personen unter 250 Arbeitnehmern: bis 17.12.2023
Maßnahmen, die im Rahmen des HSchG zu setzen sind:- Schaffung eines internen Meldekanals, der schriftliche oder mündliche Meldungen ermöglicht – auf Ersuchen auch eine persönliche Meldung –, die zusätzlich zu externen Kanälen wie dem Meldekanal des Bundesamts zur Korruptionsprävention und -bekämpfung oder der Finanzmarktaufsicht zur Verfügung steht. Dabei müssen Unvoreingenommenheit, Unparteilichkeit und Weisungsunabhängigkeit seitens des Empfängers gewährleistet sein.
- Zur Abwicklung: Der Eingang einer Meldung muss fristgerecht bestätigt, deren Inhalt muss verifiziert und offenkundig falsche Meldungen zurückgewiesen werden. Generell muss Missbrauch vorgebeugt werden. Über gesetzeskonforme Folgemaßnahmen muss der Hinweisgeber informiert werden.
- Den potenziellen Whistleblowern müssen Informationen zum internen Meldekanal und dem Abwicklungsverfahren zur Verfügung gestellt werden. Rechtskonforme Lösungen zum internen Hinweisgeberschutz müssen etabliert werden.
- Vertraulichkeit muss gewahrt und die DSGVO eingehalten werden. Dabei müssen vor allem die Identitäten des Hinweisgebers und der betroffenen Personen geschützt werden. Auf technischer und organisatorischer Ebene muss das Meldesystem Art. 25 der DSGVO entsprechen. Änderungen, Abfragen und Übermittlungen sind zu protokollieren. Bei Konzernlösungen müssen Unternehmen regelmäßig Art. 26 DSGVO-Vereinbarungen abschließen.
Auslagerung der Meldestelle:- Unternehmen können eine gemeinsame Meldestelle schaffen.
- Dritte können mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut werden.
- E-Ladestation
Beim Aufladen von Firmenelektroautos gelten hinsichtlich der abgabenrechtlichen Behandlung seit 01.01.2023 neue Regeln, und es ist sowohl die Sachbezugswerteverordnung als auch die Lohnkontenverordnung zu beachten. Zweitgenannte regelt, wann abgabenfreie Ladekosten auf dem Lohnkonto anzugeben sind. Dabei macht es einen wesentlichen Unterschied, ob die anfallenden Kosten für das Laden an öffentlichen Ladestationen erst nachträglich vom Arbeitgeber refundiert werden, oder ob die Kosten von vornherein vom Arbeitergeber übernommen werden – siehe unten stehende Tabelle.
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Steuerbefreiung: Tausch von Liegenschaften
Tauschvorgänge sind im Rahmen von Flurbereinigungs- und Zusammenlegungsverfahren steuerbefreit, sofern ein gültiger behördlicher Bescheid vorliegt. Häufig dienen sie einer Verbesserung der Arbeits- und Produktionsbedingungen in der Forst- und Landwirtschaft oder im Naturschutz und in der Landschaftspflege. Baulandumlegungsverfahren, die von Gemeinden angewiesen bzw. durchgeführt werden, sind ebenfalls ImmoESt-befreit.
Euer Fidas Team
