Fahrtenbuch: Der <br>Bürokratismus des <br>Privatanteils

In nahezu jeder abgabenrechtlichen Prüfung (steuerliche Betriebsprüfungen als auch Lohnabgabenprüfungen) ist der Anteil der privat gefahrenen Kilometer eines betrieblichen Fahrzeuges Diskussionsthema. Dementsprechend viele Entscheidungen über die richtige Erfassung der Kilometerleistung eines Betriebsfahrzeuges gibt es zu finden. Kernaussage aus diesen Entscheidungen ist, dass neben der Plausibilität der aufgezeichneten Fahrten insbesondere der Form des Fahrtenbuchs wesentliche Bedeutung für Ihre Anerkennung zukommt. Zahlreiche Entscheidungen zu diesem Thema haben die strengen Formvorschriften für ein steuerlich anzuerkennendes Fahrtenbuch geformt. Die formell notwendigen Punkte, die ein Fahrtenbuch beinhalten muss um die gesetzlich geforderte Übersichtlichkeit zu wahren, sind laut Judikatur folgende:
  • Angabe des benutzten Kraftfahrzeuges
  • Datum der Reise (Reisetag)
  • Abfahrtszeitpunkt
  • Ankunftszeitpunkt
  • Reisedauer (in Stunden und Minuten)
  • Anzahl der gefahrenen Kilometer
  • Angabe des Anfangskilometerstandes bei Reiseantritt
  • Angabe des Endkilometerstandes bei Reiseende
  • Ausgangspunkt der Reise (Angabe der genauen Adresse mit Haus-/Straßennummer)
  • Zielpunkt der Reise (Angabe der genauen Adresse mit Haus-/Straßennummer)
  • Beschreibung des Reiseweges (so detailliert, dass die Fahrtstrecke anhand einer Straßenkarte nachvollziehbar ist)
  • Zweck der Dienstreise
  • Unterschrift des Reisenden
Das Fahrtenbuch muss des weiteren buchförmig ausgestaltet sein, dh. es muss gebunden bzw. in einer in sich geschlossenen Form geführt werden. Damit soll insbesondere erreicht werden, dass nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen deutlich als solche erkennbar sind bzw. nachträgliches Einfügen oder Entfernen von Seiten oder Fahrten nicht möglich ist. Die Verwendung von Computerprogrammen als Fahrtenbuch wird nur anerkannt, wenn das Programm eine Datei erzeugt, die nachträgliche Änderung von Daten ausschließt oder die Änderung selbst dokumentiert und offen ausweist. Das Programm MS-Excel ist folglich keine taugliche Software zur Führung eines Fahrtenbuches, da elektronisches Radieren sprich nicht erkennbare Löschung ursprünglicher Daten möglich ist. Gleichsam ist die Führung eines handschriftlichen Fahrtenbuches mit Bleistift nicht anerkannt, auch dann nicht, wenn der Bleistift nachträglich mit unradierbarem Kugelschreiber oder Tinte überschrieben wird – wenngleich die Beweisbarkeit dieses Falles für die Behörde schwierig erscheint. Zudem ist das Fahrtenbuch zeitnahe zu führen, bestmöglich sollte jede einzelne Fahrt umgehend nach Beendigung im Fahrtenbuch erfasst werden. Ob jedoch die jeweilige Einzelfahrt nicht unmittelbar im Fahrtenbuch aufgezeichnet, sondern zuerst via Diktiergerät oder auf einem Schmierzettel festgehalten wird um diese anschließend ins Fahrtenbuch zu übertragen, ist nach bisheriger Rechtsprechung irrelevant, da auch nicht überwach- und überprüfbar. Wesentlich ist, dass der Inhalt eines Fahrtenbuchs mit den tatsächlichen Verhältnissen übereinstimmt. Dazu bedienen sich Abgabenprüfer insbesondere Kontrollen anhand von Tank- oder Servicerechnungen (diese beinhalten neben dem Datum auch den Kilometerstand des Fahrzeuges) aus der Buchhaltung; womit jedenfalls eine inhaltlich sorgfältige Fahrtenbuchführung notwendig ist. Wird kein Fahrtenbuch geführt, so sehen die Steuerrichtlinien einen zumindest 20%igen Privatanteil vor – für Gesellschafter-Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft gibt es eine gesonderte Regelung. Dieser Wert stellt die Untergrenze eines fiskalen Schätzwertes dar, welcher im Einzelfall bis knapp unter die Hälfte der Gesamtkosten reichen kann. Wird ein Fahrzeug überwiegend privat genutzt, so handelt es sich nicht mehr um Betriebsvermögen, sondern um notwendiges Privatvermögen. Die Kosten für betriebliche Nutzung können für ein Privatfahrzeug (nur mehr) über Kilometergeld steuerlich verwertet werden und nicht über Ansatz der tatsächlichen Kosten. Die private Nutzung eines Fahrzeuges einer GmbH durch deren Gesellschafter-Geschäftsführer kann entweder durch ein Fahrtenbuch ermittelt werden oder mittels Anwendung der Sachbezugsverordnung. Ein geschätzter Privatanteil von (mindestens) 20% ist für einen Gesellschafter-Geschäftsführer seit 2018 nicht mehr möglich. Die Sachbezugsverordnung (welche grundsätzlich für Dienstnehmer Anwendung findet) enthält für die Privatverwendung eines Fahrzeuges folgende Regelung:
  • Fahrzeuge mit einem CO2-Ausstoss von 0,00 g/km: kein Sachbezug
  • Ermäßigter Sachbezug von 1,5% der Anschaffungskosten monatlich (maximaler Sachbezug € 720 pro Monat) bei einem Fahrzeug mit geringem CO2-Ausstoss
  • Sachbezug von 2% bei einem CO2-Ausstoss über den Werten lt. Tabelle pro Monat (maximaler Sachbezug € 960 pro Monat)
Der so ermittelte Sachbezugswert ist neben der Bemessungsgrundlage für die Lohnnebenkosten (Dienstgeberbeitrag, Kommunalsteuer und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag) auch als geldwerter Vorteil und somit Teil des Geschäftsführerbezuges der Einkommensteuer zu unterwerfen. In seiner maximalen Ausprägung ist somit ein Betrag von € 11.520 (€ 960 x 12 Monate) nicht nur lohnnebenkostenpflichtig sondern auch einkommensteuerpflichtig. Ein (korrekt geführtes) Fahrtenbuch kann somit helfen, viel an Abgaben und Steuern zu ersparen.