Elektronische Rechnung!

Rechnungen werden vermehrt nur mehr digital ausgeschickt. Das ist einerseits sehr praktisch, jedoch müssen aus abgabenrechtlicher Sicht einige Fragen im Zusammenhang mit der Versendung und dem Empfang von E-Rechnungen geklärt werden. Die Kosteneinsparung gegenüber Papierrechnungen kann durchaus auch für Klein- und Mittelbetriebe ein Argument für den Umstieg sein. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Damit eine E-Rechnung als Rechnung anerkannt wird, müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sein.

# Voraussetzungen

Für die elektronische Übermittlung:
  • Der Rechnungsempfänger muss die elektronische Rechnung akzeptieren, wobei diese Zustimmung keiner besonderen Form bedarf. Es genügt auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.
  • Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit einer elektronischen Rechnung müssen gewährleistet werden.
  • Die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes hinsichtlich der Rechnungsbestandteile müssen eingehalten werden.
Gutschriften können ebenfalls elektronisch übermittelt werden. Für den elektronischen Empfang
  • Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein.
  • Der Rechnungsempfänger muss der Zusendung auf elektronischem Weg zustimmen. Die AGB des Lieferanten sind zu beachten, wo die Übersendung auf elektronischem Weg bereits enthalten sein kann. Auch konkludente Zustimmung (tatsächliches Praktizieren) genügt.
  • Die übermittelten Rechnungen sind vom Rechnungsempfänger, wie auch im Falle der „Papierrechnung“, 7 Jahre lang aufzubewahren (z.B. Speichern auf WORM-Datenträgern. » Lesen Sie hierzu auch unseren letzten Beitrag « ) Der Nachweis über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten ist Teil der Rechnung!
 

# Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit

Die Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Leistungserbringers oder Rechnungsausstellers. Die Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Aus der Unversehrtheit des Inhalts folgt jedoch nicht, dass die Rechnung inhaltlich (z.B. Anschrift des Leistenden) tatsächlich richtig ist oder bei Rechnungsausstellung richtig war. Die Lesbarkeit bedeutet für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich. Jeder Unternehmer kann selbst bestimmen, in welcher Weise diese drei Voraussetzungen gewährleistet.
  • Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts können durch die Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens gewährleistet werden, wenn dadurch ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird.
  • Ausstellung der Rechnung über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) oder das Unternehmensserviceportal;
  • Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur;
  • Ausstellung der Rechnung im EDI-Verfahren
 

# Innerbetriebliches Steuerungsverfahren

Das innerbetriebliche Steuerungsverfahren ist ein Verfahren das vom Leistenden Unternehmer und vom Leistungsempfänger eingesetzt wird, um einen Abgleich der Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung bzw. mit dem Zahlungsanspruch durchzuführen. Es kann z.B. durch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen geschehen, aber auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein) erreicht werden. Wenn die Verbindung zwischen dem abgewickelten Umsatz und der Rechnung leicht mit Hilfe ausreichender Details nachvollziehbar ist und wenn die dokumentierten Verfahren eingehalten werden, kann davon ausgegangen werden, dass der Prüfpfad als verlässlich gilt. Beispiel 1: Ein Unternehmer erhält eine PDF-Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur per Mail zugesandt. Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den Voraussetzungen für den Nachweis der Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhaltes. Wenn die Rechnung lesbar, inhaltlich korrekt ist und samt Signaturprüfung archiviert wird, steht dem Vorsteuerabzug diesbezüglich nichts entgegen. Beispiel 2: Ein Unternehmer erhält eine PDF-Rechnung ohne qualifizierte elektronische Signatur per Mail zugesandt. Er gleicht die Rechnung zB mit dem Lieferschein, der erhaltenen Leistung und dem Mailverkehr manuell ab. Der Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen Unterlagen reicht um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes nachzuweisen. Wenn die Rechnung lesbar und inhaltlich korrekt ist, steht dem Vorsteuerabzug diesbezüglich nichts entgegen. Die eingesetzten technischen und organisatorischen Verfahren werden in der Praxis sehr stark von der Größe des Unternehmens abhängen. Ein EPU wird ein anderes Verfahren als ein Konzernunternehmen wählen. Der Unternehmer hat das von ihm angewendete Verfahren seinen Verhältnissen entsprechend zu dokumentieren.  

# Faxrechnungen – ja, die gibt’s tatsächlich noch!

Rechnungen, die mittels Telefax übermittelt werden, sind auch elektronisch übermittelte Rechnungen und unterliegen den gleichen Voraussetzungen.  

# Vorsteuerabzug?

Nur eine ordnungsgemäße Rechnung berechtigt den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Achtung! Bei einer Mehrfachübermittlung der Rechnung (zB Papier und Email) ist darauf auf der Rechnung hinzuweisen, damit eine mehrfache Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung vermieden wird.  
Quelle: https://www.wko.at/service/steuern/Erfordernisse-einer-Rechnung.html
 

# Fragen Sie uns

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Bildcredits: Foto von erica steeves auf Unsplash: https://unsplash.com/de/fotos/G_lwAp0TF38