Eine Frage der Einstellung – Guideline für angehende Dienstgeber
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Richten Sie sich auf ein spannendes Abenteuer ein, wenn Sie Ihren ersten Schritt als Dienstgeber wagen, denn dieser erfordert Mut, Vision und eine durchdachte Strategie. Der Pfad von einer bloßen Idee hin zu deren erfolgreicher Umsetzung ist mit bürokratischen Hürden, rechtlichen Klippen und wirtschaftlichen Stolpersteinen übersät.
Mit dieser Guideline möchten wir Ihnen als ambitioniertem Neu-Dienstgeber einen Wegweiser bieten, der Sie nicht nur durch die entscheidenden Phasen der Gründung führt, sondern Ihnen auch als Leitfaden bei der Anstellung Ihrer ersten Mitarbeiter sein soll. Um Ihnen diese Schritte zu vereinfachen und das Fundament für Ihren zukünftigen Erfolg zu stärken, geben wir Ihnen praktische Ratschläge und warnen Sie vor häufigen Fallstricken.
Beantragung der Neugründungsförderung
Bei der Gründung Ihres Unternehmens haben Sie die Chance, spezielle Förderungen für die Einstellung Ihrer ersten Mitarbeiter zu nutzen.
Der Schritt, ein entscheidender Meilenstein für das Wachstum Ihres Unternehmens, wird meist über offizielle Berufsvertretungen wie die Wirtschaftskammer Österreich (WKO) koordiniert.
Diese Organisationen fungieren als Ihre Schnittstelle zum Staat und bieten Unterstützung nicht nur durch Vereinfachung des Antragsverfahrens, sondern auch durch Beratung. Sie navigieren Sie durch das Dickicht der Richtlinien und Anforderungen, die für den Erhalt der Fördermittel notwendig sind, und sorgen so für eine umfassende Unterstützung auf Ihrem Weg.
Anwendung des korrekten Kollektivvertrages
Ein entscheidender Schritt bei Anstellung Ihrer Mitarbeiter ist die sorgfältige Prüfung des anwendbaren Kollektivvertrags, um eine korrekte Einstufung Ihrer Dienstnehmer zu garantieren. Die genaue Zuweisung zu einem Kollektivvertrag ist das A und O für die faire Festlegung der Gehälter. Die Zuordnung hängt vom Gewerbe ab und kann bei der WKO hinterfragt werden.
Beachten Sie: Ein Gehalt, das unter dem kollektivvertraglich vereinbarten Mindestlohn liegt, gilt als Verstoß gegen Lohn- und Sozialstandards und kann zu hohen Strafen führen. Um eine präzise Einstufung sicherzustellen, erkundigen Sie sich bei Ihren Mitarbeitern nach eventuellen Vordienstzeiten bei früheren Arbeitgebern. Diese Angaben sind essenziell, da sie die Einstufung und somit die Entlohnung unmittelbar beeinflussen.
Der Dienstvertrag
Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, Ihren Mitarbeitern einen Dienstzettel zu übergeben. Um jedoch für beide Seiten größtmögliche Rechtssicherheit und eine klarere Beweislage zu schaffen, empfehlen wir Ihnen, zusätzlich einen detaillierten Dienstvertrag auszuarbeiten. Ein solcher Vertrag schafft eine solide Grundlage für das Arbeitsverhältnis und hilft, mögliche Unklarheiten von Anfang an auszuräumen. Dies fördert ein harmonisches Arbeitsumfeld und eine friktionsarme Zusammenarbeit.
Der Dienstvertrag oder Dienstzettel muss eine Reihe gesetzlicher Mindestinformationen enthalten, um alle wichtigen Aspekte des Arbeitsverhältnisses klar zu definieren. Dazu gehören Informationen über Arbeitszeiten, Arbeitsort, die Beschreibung der Tätigkeiten, die Entlohnung sowie Kündigungsfristen. Stellen Sie sicher, dass Sie dem Dienstnehmer eine Kopie dieses Dokuments aushändigen, um eine einheitliche Informationsbasis für beide Parteien zu schaffen. So fördern Sie Transparenz und Vertrauen im Arbeitsverhältnis.
Die rechtzeitige Anmeldung
Die rechtzeitige Anmeldung Ihrer Mitarbeiter bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) vor Arbeitsantritt ist nicht nur aus rechtlicher Sicht zwingend, sondern zeugt auch von Professionalität.
Verzögerungen bei der fristgerechten Anmeldung können im Falle von Kontrollen zu ernsthaften Konsequenzen führen. Ferner verhängt die ÖGK-Säumniszuschläge bei verspäteten Anmeldungen, was Ihre finanzielle Last als Arbeitgeber erhöhen kann. Es liegt also in Ihrem sowie im Interesse Ihres Unternehmens, diese Pflicht mit der nötigen Sorgfalt und Pünktlichkeit zu erfüllen. Denken Sie zudem daran, Ihren Mitarbeitern eine Kopie ihrer Anmeldebestätigung auszuhändigen. Auch das ist ein Weg, um Ihre Verantwortung als Arbeitgeber und Ihr Engagement für eine faire und rechtskonforme Arbeitsatmosphäre zu beweisen.
Die Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen
Die genaue Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter ist wesentlich, um die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitregelungen zu garantieren. Wenn Ihre Mitarbeiter selbst für die Aufzeichnung ihrer Arbeitszeiten zuständig sind, ist es ratsam, diese Aufzeichnungen monatlich zu überprüfen und durch Unterschriften beider Seiten bestätigen zu lassen. Diese Aufzeichnungen sollten Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausenzeiten sowie die ausgeführten Tätigkeiten und eventuelle Nicht-Arbeitszeiten präzise dokumentieren.
Pausen und Arbeitszeitgrenzen
Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass Mitarbeiter nach sechs Stunden Arbeit eine Pause von mindestens 30 Minuten machen. Als Arbeitgeber tragen Sie die Verantwortung, dass diese Pausenvorschriften eingehalten werden.
Achten Sie außerdem darauf, die gesetzlichen oder kollektivvertraglich geregelten Arbeitszeiten einzuhalten. Bei Überschreitung der regulären Arbeitszeit müssen Mehr- oder Überstunden entsprechend entlohnt werden. Um mit schwankenden Arbeitszeiten flexibel umgehen zu können und Überstunden zu vermeiden, bieten sich flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit oder Durchrechnungsvereinbarungen an.
Beachten Sie auch die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen, die in der Regel bei zwölf Stunden pro Tag bzw. 60 Stunden pro Woche liegen, bei einem Durchschnitt von 48 Stunden pro Woche über einen Zeitraum von 17 Wochen. Die Nichteinhaltung kann strafrechtliche Folgen haben.
Indem Sie diese Richtlinien sorgfältig befolgen, schaffen Sie ein faires, gesundes und produktives Arbeitsumfeld im Sinne der Rechte und des Wohlergehens Ihrer Mitarbeiter.
Steuerlich begünstigte Vorteile
Zuwendungen an Ihre Mitarbeiter, die über das eigentliche Entgelt hinausgehen, sind nicht nur ein Zeichen der Anerkennung, sondern wirken auch motivierend. Beachten Sie allerdings, dass solche Zuwendungen in der Regel als geldwerter Vorteil gelten und somit grundsätzlich sozialversicherungs-, nebenkosten- und steuerpflichtig sind.
Es gibt jedoch attraktive Ausnahmen, die es Ihnen als Arbeitgeber ermöglichen, Ihren Mitarbeitern steuerlich begünstigte Vorteile zu verschaffen:
Essensgutscheine: Tägliche Essengutscheine, die ausschließlich in Gaststätten oder für Lieferservices genutzt werden können, sind bis zu € 8,- pro Arbeitstag steuer- und sozialabgabenfrei. Für Gutscheine, die auch für den Kauf von Lebensmitteln verwendet werden können, gilt ein Freibetrag von € 2,- pro Arbeitstag.
Sachzuwendungen bei Betriebsveranstaltungen: Bis zu einem Wert von € 186,- pro Jahr und Mitarbeiter können Sie Sachzuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen steuerfrei gewähren, vorausgesetzt, diese stehen in direktem Zusammenhang mit der Veranstaltung.
Vergünstigungen für Betriebsveranstaltungen: Kosten, die Ihren Mitarbeitern durch die Teilnahme an firmeninternen Veranstaltungen entstehen, sind bis zu einem Betrag von € 36,- pro Jahr und Person von Lohnabgaben sowie der Sozialversicherung befreit.
Nutzen Sie diese steuerlichen Vorteile geschickt, um Ihren Mitarbeitern Zusatzanreize zu bieten und das Betriebsklima zu verbessern.
Zum Schluss
Die Unternehmerreise mag herausfordernd sein, doch mit der richtigen Vorbereitung, mit Kenntnis der wesentlichen Richtlinien und den richtigen Partnern an Ihrer Seite legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Zukunft.
Diese Guideline soll Ihnen Orientierungshilfe und Inspiration sein, um Ihren Weg im Unternehmertum mit Zuversicht und Entschlossenheit zu gehen. Für alle weiteren Fragen stehen Ihre Fidas-Steuerberater an Ihrer Seite.
Denken Sie daran: Großer Erfolg beginnt mit dem Mut, den ersten Schritt zu machen.
Ihr Fidas Team