Das Fahrtenbuch – das Logbuch der Straßen

Ein Dauerbrenner in der Steuerwelt – sei es bei Beratungsgesprächen oder bei Betriebsprüfungen – ist das Fahrtenbuch. Unbeliebt, da die Führung von vielen Steuerpflichtigen als mühsam empfunden wird, und dennoch äußerst wichtig, um Betriebsausgaben im Zusammenhang mit der Nutzung eines KFZ geltend zu machen. Aus diesem Grund holen wir das Thema wiederholt vor den Vorhang.

# Definition

Bei einem Fahrtenbuch handelt es sich um eine schriftliche Dokumentation darüber, welche Strecken mit einem bestimmten Fahrzeug zurückgelegt werden und welche Anlässe die jeweiligen Fahrten haben. Diese Definition beinhaltet schon die wesentlichen Inhalte eines korrekt geführten Fahrtenbuches:

Datum
Zeitpunkt Abfahrt
Zeitpunkt Ankunft
Reiseweg (falls nicht direkter Weg)
Zweck der Fahrt (wenn betrieblich)
Km-Stand bei Abfahrt
Km-Stand bei Ankunft à gefahrene Km (betrieblich/privat)

# Zweck

Private und betriebliche Fahrten müssen nachgewiesen werden, sei es um

Km-Gelder abzurechnen,
um die Höhe des Sachbezuges zu bestimmen, denn der halbe Sachbezug ist nur möglich, wenn die privaten Fahrten nachweislich unter 500 km im Monat liegen
oder um die Zuordnung zum Betriebs- oder Privatvermögen für Unternehmer zu ermöglichen.

Die ordnungsgemäße Führung des Fahrtenbuches gehört zu den Klassikern im Steuerrecht und ist ein äußerst beliebtes (Streit-)Thema bei Steuerprüfungen. Die Folgen bei nicht-ordnungsgemäßer Führung können erfahrungsgemäß sehr teuer werden.

# Unbedingt beachten

Für jedes KFZ muss ein eigenes Fahrtenbuch geführt werden.
Die Führung muss zeitnah und
bestenfalls handschriftlich
in geschlossener Form (keine losen Blätter) erfolgen,
um nachträgliche Änderungen auszuschließen (keine Verwendung eines Bleistiftes)
Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich 7 Jahre.

# Elektronisches Fahrtenbuch

Die elektronische Führung ist grundsätzlich formell ordnungsgemäß, sofern eben sichergestellt ist, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind à ein EXCEL-Sheet erfüllt dieses Kriterium nicht!

# Good to know

Das Bundesfinanzgericht durfte sich schon oft mit dem Thema Fahrtenbuch auseinandersetzen. Aus diesen Entscheidungen geht besonders hervor:

Namen und Adressen von besuchten Kunden müssen so konkret wie möglich angegeben werden, damit eine Kontrolle des Reiseweges möglich ist.
Der berufliche Zweck ist anzugeben (z.B. Besprechung Auftrag XY).
Die Entfernungsangaben sind mit großer Sorgfalt zu behandeln, da diese mittels Straßenkarten und Routenplanern überprüft werden.
Beginn und Ende bzw. die Dauer sind anzugeben.

# Sachbezug bei wesentlich beteiligten Gesellschafter-Geschäftsführern (>25%)

Die Bemessung des geldwerten Vorteils aus der privaten KFZ-Nutzung kann sinngemäß nach den Bestimmungen der Sachbezugswerteverordnung erfolgen, die auch für Arbeitnehmer gilt. Der monatliche Sachbezug beträgt grundsätzlich 2 % der Anschaffungskosten des KFZ, maximal EUR 960,00. Es gibt jedoch Abweichungen, z.B. 1,5 % (max. EUR 720,00) für KFZ mit bestimmten CO2-Emissionswerten. Bei Fahrstrecken unter 500 km monatlich gilt der halbe Sachbezugswert. Alternativ kann der geldwerte Vorteil auch durch den Anteil der privaten Fahrten anhand von durch die Kapitalgesellschaft getragenen Aufwendungen ermittelt werden. Hierbei ist wiederum ein Nachweis durch Vorlage eines Fahrtenbuchs erforderlich. Eine Schätzung des Privatanteils ist nicht möglich.

Ihr Fidas Team