3 Tipps, um Ihre Aufgaben (besser) in den Griff zu bekommen <br>
„Wenn ich acht Stunden Zeit hätte, einen Baum zu fällen, würde ich sechs Stunden die Axt schärfen“, sagte Abraham Lincoln einst im Wissen um die Macht guten Zeitmanagements.
Doch ganz ehrlich: Wir können unser Zeitmanagement noch so sehr optimieren, am Ende des Tages ist der Berg Arbeit kaum kleiner – es kommen immer wieder neue Aufgaben obendrauf. Manchmal ist es schlichtweg zu viel. Eine Priorisierung der Aufgaben nach Wichtigkeit gaukelt uns vor, wir könnten unser Leben in Kästchen sortieren, dann wäre die Welt in Ordnung. Doch gerade bei Einzelunternehmern scheint es, als müssten alle wichtigen Aufgaben möglichst sofort und gleichzeitig erledigt werden. Was können Sie also tun, um Ihre Aufgabenliste in den Griff zu bekommen?
1. Der Aufgaben-Dreisprung: Jetzt – als Nächstes – Danach
Wie planen Sie Ihren Tag? Am Vorabend, eine Woche vorher, oder lassen Sie sich überraschen? Probieren Sie es einmal mit Machbarkeitsmanagement: Ordnen Sie die Aufgaben statt nach Wichtigkeit in die drei Kategorien „Jetzt“, „als Nächstes“ und „Danach“ ein. Nehmen wir an, Sie kommen ins Büro, und auf Sie warten vier Kundenanfragen, drei Mitarbeiterfragen, vier unbezahlte Rechnungen, 34 ungelesene E-Mails und zwei Angebote, die geschrieben werden müssen – und für 11 Uhr ist ein Kundentermin angesetzt. Bevor Sie kostbare Zeit für die Priorisierung und Sichtung der Mails aufbringen, entscheiden Sie aus dem Bauch heraus, was Sie JETZT machen, was ALS NÄCHSTES, und was DANACH kommt. Alles andere schieben Sie vorerst beiseite. Erst wenn diese drei Aufgaben abgeschlossen sind, nehmen Sie sich die nächsten drei vor. Der positive Motivationseffekt: Schaffen Sie am Tag nur drei von zehn Aufgaben, sind Sie frustriert. Schaffen Sie drei von drei (oder nur zwei) in drei Stunden, sind Sie motiviert und gehen mit Elan an die nächsten Aufgaben heran.2. Zombies und andere Energieräuber: liegen lassen mit System
„Die meisten Menschen überschätzen, was sie in einem Jahr, und unterschätzen, was sie in fünf Jahren erreichen können.“ So oder ähnlich soll es Bill Gates formuliert haben. Deshalb nehmen wir uns meist zu viele Projekte auf einmal vor. Doch es gilt: Wollen Sie zu viele Bälle in der Luft halten, fallen irgendwann alle runter. Entscheiden Sie sich daher für ein Projekt, und ziehen Sie es durch. Ein zweites Projekt nutzen Sie als Back-up-Projekt, um das Sie sich kümmern, wenn es beim ersten stockt. Trennen Sie sich von Zombie-Projekten, also solchen, die Sie mindestens ein Jahr lang nicht mehr angefasst haben. Das ist die Marie-Kondo-Regel des Projektmanagements.3. Heute brau' ich, morgen back ich … – nutzen Sie Fokusblöcke
Im Alltagswahnsinn gehen die strategischen Themen oft unter. Es ist entscheidend, strategische Themen mit konkreten Zeitblöcken einzuplanen. Befassen Sie sich z.B. freitags drei Stunden mit neuen Dienstleistungen oder Produkten. Das ist die Zeit, in der Sie AN statt IN Ihrem Unternehmen arbeiten. Ordnen Sie strategische Aufgaben, die thematisch zusammengehören, konkreten Wochentagen zu, und kümmern Sie sich drei Stunden um dieses Thema. Machen Sie daraus eine Routine.