Wichtige To-dos in der Lohnverrechnung am Jahresende

Geht das Jahr zu Ende, ist die Lohnverrechnung noch einmal gefordert. Diese To-dos sollten unbedingt noch erledigt werden.

1. Homeoffice-Tage

Als Homeoffice-Tage zählen nur ganze Tage, also solche, an denen ausschließlich in der Wohnung gearbeitet wurde. Ist Ihr Mitarbeiter zum Beispiel nur den halben Tag in der Wohnung und den restlichen Tag auf Dienstreise oder im Büro, gilt dies nicht als Homeoffice-Tag.

Achtung: Arbeitgeber müssen die Homeoffice-Arbeitstage auf dem Lohnzettel vermerken. Die Anzahl der Homeoffice-Tage ist im Lohnkonto und im Lohnzettel (L16) anzuführen.

Aufzeichnungspflicht
Gern unterstützen wir Sie im Rahmen der Personalverrechnung auch zu Fragen der Homeoffice-Tage. Um der Pflicht zur Angabe der Anzahl der Homeoffice-Tage in den steuerlichen Unterlagen (Lohnkonto, L16) entsprechend nachkommen zu können, bitten wir Sie, die tatsächlichen Homeoffice-Tage in Ihren betrieblichen Aufzeichnungen nach Datum zu erfassen (z.B. durch Ergänzung der Arbeitszeitaufzeichnungen). So sind Sie auch für spätere Kontrollen im Zuge von Lohnabgabenprüfungen gut gerüstet. Beachten Sie bitte, dass die Pflicht zur Erfassung der Homeoffice-Tage unabhängig davon gilt, ob Sie von der Möglichkeit der Auszahlung einer abgabenfreien Homeoffice-Pauschale (bis zu € 3 pro Homeoffice-Tag für maximal 100 Tage pro Kalenderjahr, also € 300 steuerfrei) Gebrauch machen oder nicht. Die Pflicht zur Angabe der Homeoffice-Tageszahl verfolgt nämlich vor allem den Zweck, dass das Finanzamt die steuerliche Berechtigung von Arbeitnehmern zur Geltendmachung von allfälligen Homeoffice-Kosten in der Arbeitnehmerveranlagung (z.B. für ergonomisch geeignetes Mobiliar) überprüfen kann.

2. Pkw-Sachbezug

Haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, ein arbeitgebereigenes Kfz auch für private Zwecke zu nutzen? Dann liegt ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis vor, der nicht nur die Bemessungsgrundlage für Lohnsteuer und SV-Beiträge erhöht, sondern auch jene für die Lohnnebenkosten (DB, DZ und KommSt).

• Der monatliche Sachbezugswert wird mit 2 % der tatsächlichen Anschaffungskosten des Kfz berechnet (maximal ist ein Betrag von € 960 monatlich anzusetzen). Voraussetzung: Bestimmte CO₂-Werte werden überschritten.
• Für besonders schadstoffarme Kraftfahrzeuge liegt der Sachbezugswert bei 1,5 %. Hierfür werden jährlich Grenzwerte der maximalen CO₂-Emission festgesetzt. Seit April 2020 sind dafür die sogenannten WLTP-Werte heranzuziehen (ersichtlich aus dem Zulassungs- oder Typenschein).

Wenn der CO₂-Wert im Jahr der Anschaffung nicht höher ist als der Wert laut folgender Tabelle, bleibt es auch in den späteren Jahren bei 1,5 % Sachbezug.

Grenzwerte für „schadstoffarme Fahrzeuge“ – Sachbezug 1,5 %

Neben dem vollen gibt es auch einen halben Sachbezug. Nutzt Ihr Mitarbeiter den Dienstwagen im Jahresdurchschnitt nachweislich (lückenloses Fahrtenbuch) für maximal 500 km im Monat (oder 6.000 km pro Jahr) zu privaten Zwecken, beträgt der Sachbezugswert nur die Hälfte.

Achtung: Auch Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte zählen als Privatfahrt. Das bedeutet: Bei nicht schadstoffarmen Kfz ist das maximal 1 %, bei schadstoffarmen sind es maximal 0,75 %.

Mini-Sachbezug

Doch es geht noch weniger: Nutzt Ihr Mitarbeiter das Firmenkraftfahrzeug nur sehr selten für private Fahrten, kann auch ein Sachbezug auf Basis der privat gefahrenen Kilometer angesetzt werden. Wann ist das der Fall? Multiplizieren Sie dazu die privat gefahrenen Kilometer mit den in der folgenden Tabelle angegebenen Cent-Beträgen. Ist dieser Wert geringer als die Hälfte des halben Sachbezugs, kann dieser geringere Wert angesetzt werden.

WICHTIG: Wird ein halber oder Mini-Sachbezug verrechnet, überprüfen Sie zum Jahresende, ob die gefahrenen Kilometer der Höhe des Sachbezugs entsprechen. Kontrollieren Sie zudem, ob tatsächlich jenes Auto genutzt wurde, für das der Sachbezug berechnet wurde.

3. Mitarbeiterprämie

Die Mitarbeiterprämie muss auf dem Lohnzettel oder Lohnkonto als solche ersichtlich gemacht und separat angeführt werden. Kontrollieren Sie daher zum Jahresende, ob der Lohnverrechnung korrekt mitgeteilt wurde, welche Mitarbeiterprämien ausbezahlt wurde.

Mehr zur Mitarbeiterprämie lesen Sie in unserem Artikel „Steuer-Countdown: Jetzt handeln & sparen“ im Abschnitt „Motivieren, belohnen, sparen“.

4. Jobticket

Seit 2023 kann ein Jobticket mit dem Pendlerpauschale kombiniert werden. Die Pendlerpauschale ist seither nur noch um den Wert des Jobtickets zu reduzieren, es kommt zu keinem gänzlichen Entfall mehr. Auf dem Lohnkonto und dem Lohnzettel sind gemäß der Lohnkontenverordnung die Kalendermonate einzutragen, in denen der Arbeitnehmer auf Kosten des Arbeitgebers befördert wird. Der Arbeitgeber hat nach der Neuregelung auch die Übernahme der Kosten für eine Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für ein Massenbeförderungsmittel auf dem Lohnkonto und dem Lohnzettel des Arbeitnehmers einzutragen.

5. E-Ladestation

Beim Aufladen von Firmenelektroautos gelten hinsichtlich der abgabenrechtlichen Behandlung seit 1. Jänner 2023 neue Regeln. Seither sind sowohl die Sachbezugswerteverordnung als auch die Lohnkontenverordnung zu beachten. Zweitgenannte regelt, wann abgabenfreie Ladekosten auf dem Lohnkonto anzugeben sind. Dabei macht es einen wesentlichen Unterschied, ob die anfallenden Kosten für das Laden an öffentlichen Ladestationen erst nachträglich vom Arbeitgeber refundiert oder von vornherein vom Arbeitergeber übernommen werden: