Welche Belege dürfen Sie 2025 entsorgen?

# Elektronisches Archiv

Eine wichtige Info vorab: Buchhaltungsunterlagen können auch digital archiviert werden – allerdings nur in einem revisionssicheren Archiv. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Achtung: Das bloße Einscannen und Speichern von Belegen als PDF auf USB-Sticks, Festplatten oder Servern reicht NICHT aus, da Dateien verändert oder gelöscht werden könnten.

# Grundregel: 7 Jahre Aufbewahrungspflicht

Für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen gilt eine 7-jährige Aufbewahrungsfrist. Hier eine Übersicht der wichtigsten Beispiele:

  • Konten
  • Geschäftspapiere
  • Aufstellungen der Einnahmen und Ausgaben
  • Bücher (Hauptbücher, Nebenbücher, Kassenbücher, Bankbücher, Lagerbücher, Anlagenbuchhaltung, etc.),
  • Inventare,
  • Eröffnungsbilanzen,
  • Jahresabschlüsse samt den Lageberichten,
  • Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten,
  • empfangene Geschäftsbriefe,
  • Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und
  • Belege für Buchungen (sowohl externe als auch interne, zB Lohn-/Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Materialentnahme-/Materialrückgabescheine).

Wichtig: Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Verbuchung erfolgte oder sich der Beleg darauf bezieht.

Beispiel: Eine Rechnung mit Datum 4.1.2017 muss bis 31.12.2024 aufbewahrt werden. Ab dem 1.1.2025 dürfen Sie sie entsorgen.

# Sonderfälle: Abweichende Aufbewahrungsfristen

Leider gibt es einige Ausnahmen von der 7-Jahres-Regel. Diese Übersicht zeigt Ihnen, welche Unterlagen Sie länger aufbewahren müssen:

ALLGEMEIN

AUFBEWAHRUNGSFRIST

Dokumente/Informationen iZm Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz


5 JAHRE

Aufzeichnungen von Plattformen iZm der Plattformhaftung

10 JAHRE

Dokumente/Informationen iZm Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung


10 JARHE

Unterlagen iZm elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der One-Stop-Shop (OSS) in Anspruch genommen wird




10 JAHRE

Förderungen, Beginn: ab dem Ende des Jahres der Auszahlung der gesamten Förderung

10 JAHRE

Aufzeichnungen/Unterlagen iZm Grundstücken gem. UStG

12-22 JAHRE

Unterlagen, welche zu einem anhängigen Abgaben- oder Gerichtsverfahren gehören

SOLANGE DAS VERFAHREN DAUERT

Haben Sie während der Corona-Pandemie Förderungen bezogen, sind die dazugehörigen Belege noch eine Weile aufzubewahren:

COVID-19 FÖRDERUNGEN

AUFBEWAHRUNGSFRIST

Ausfallsbonus I, II und III

7 JAHRE

Fixkostenzuschuss I und 800.000

7 JAHRE

Verlustersatz I, II und III

7 JAHRE

NPO Unterstützungsfonds

7 JAHRE

Härtefallfonds Phase I

10 JAHRE

Härtefallfonds restliche Phasen

7 JAHRE

Kurzarbeitsbeihilfe

10 JAHRE

Investitionsprämie

10 JAHRE

# Abweichende Wirtschaftsjahre

Wenn Ihr Wirtschaftsjahr nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, beginnt die Aufbewahrungsfrist am Ende des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Beispiel: Belege zum Jahresabschluss vom 31.3.2024 müssen bis 31.12.2031 aufbewahrt werden.

# Strafen bei Nicht-Einhaltung

Die vorsätzliche Verletzung der Pflicht zur Führung oder Aufbewahrung von Büchern oder sonstigen Aufzeichnungen oder der Pflicht zur Ausstellung oder Aufbewahrung von Belegen wird als Finanzordnungswidrigkeit mit einer Geldstrafe bis zu EUR 5.000,00 geahndet.

Generell sollte man nicht alle betrieblichen Unterlagen leichtfertig mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsorgen, da manche Dokumente auch über diese Frist hinaus dienlich sein könnten.

Ihr Fidas Team