Weiterverrechnung von Kosten: Umsatzsteuer richtig behandeln

In der Unternehmenspraxis stellt sich immer wieder die Frage, wie die Weiterverrechnung von Kosten umsatzsteuerlich korrekt zu behandeln ist. Dabei ist insbesondere zu klären, ob eine Weiterverrechnung der Umsatzsteuer unterliegt und – falls ja – welcher Steuersatz anzuwenden ist.

Entscheidend ist, ob die weiterverrechneten Kosten

  • Teil des Entgelts für eine eigene Leistung darstellen oder
  • als sogenannte „durchlaufende Posten“ zu qualifizieren sind.

# 1. Weiterverrechnung als Teil des Entgelts

Der Umsatzsteuer unterliegen alle Vorgänge, die auf einem Leistungsaustausch beruhen. Ein solcher liegt vor, wenn eine Leistung und eine Gegenleistung erbracht werden. Dabei ist unerheblich, in welcher Höhe das Entgelt verrechnet wird – auch die bloße Weiterverrechnung von Selbstkosten stellt grundsätzlich ein Entgelt dar.

Kosten, die im Zusammenhang mit einer Hauptleistung anfallen und als „unselbstständige Nebenleistung“ zu beurteilen sind, teilen umsatzsteuerlich das Schicksal der Hauptleistung. Das bedeutet: Für die Nebenleistung gilt derselbe Steuersatz wie für die Hauptleistung.

Beispiel:
Ein Unternehmer verrechnet im Rahmen einer Beratungsleistung zusätzlich Kilometergeld an seinen Kunden weiter. Auch wenn es sich dabei lediglich um Selbstkosten handelt, unterliegt das Kilometergeld dem gleichen Steuersatz wie die Beratungsleistung.
Unterliegt die Hauptleistung beispielsweise dem Steuersatz von 20 %, so ist auch auf die weiterverrechneten Fahrtkosten 20 % Umsatzsteuer vom Nettobetrag zu berechnen.

# 2. Durchlaufende Posten

Durchlaufende Posten sind Beträge, die ein Unternehmer lediglich im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt oder verausgabt. In diesen Fällen liegt kein eigener Leistungsaustausch zwischen Unternehmer und Kunde vor. Die Beträge gehören daher nicht zum Entgelt und unterliegen nicht der Umsatzsteuer.

Typische Beispiele sind Orts- und Kurtaxen, Rezeptgebühren oder Gerichtsgebühren.

Durchlaufende Posten müssen nicht zwingend auf der Rechnung ausgewiesen werden. Werden sie jedoch angeführt, muss klar ersichtlich sein, welche Beträge auf eigene Leistungen entfallen und welche lediglich im Namen und für Rechnung eines Dritten weiterverrechnet werden.

Wichtig: Die Weiterverrechnung von durchlaufenden Posten erfolgt stets ohne Umsatzsteuer. Werden eigene Leistungen und durchlaufende Posten jedoch als Gesamtsumme ausgewiesen und wird die Umsatzsteuer von diesem Gesamtbetrag berechnet, schuldet der Unternehmer die Umsatzsteuer aufgrund der Rechnungslegung („Steuerschuld kraft Rechnungslegung“).

# Fazit

Die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung von weiterverrechneten Kosten hängt maßgeblich von der rechtlichen Einordnung ab. Eine fehlerhafte Rechnungslegung kann zu unnötigen Steuerrisiken führen.