Volle Fahrt: das Dienstfahrrad für Mitarbeiter
Die Mobilitätswende hat an Fahrt aufgenommen – auf allen Ebenen: In Unternehmen besteht die Möglichkeit, Mitarbeitern gekaufte oder geleaste Fahrräder kostenfrei oder gegen eine Kostenbeteiligung (durch Bezugsumwandlung oder Nutzungsgebühr) zur Verfügung zu stellen. Genutzt werden können herkömmliche Fahrräder ohne Elektroantrieb ebenso wie komfortable E-Bikes.
Es gibt zwei unterschiedliche Wege, im Betrieb ein Dienstfahrrad-Programm umzusetzen:
Fahrradbeschaffung
Das Unternehmen kann die Fahrräder entweder kaufen und Eigentümer werden oder sie über „Bike-Leasing“ beziehen, wobei das rechtliche Eigentum bei einer Leasinggesellschaft bleibt und das Unternehmen als Leasingnehmer auftritt.
Kein Sachbezug
Die Zurverfügungstellung von Fahrrädern an Mitarbeiter für deren private Nutzung, einschließlich Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, ist grundsätzlich steuerfrei (gemäß § 4b Sachbezugswerteverordnung und § 50 ASVG). Dies gilt sowohl für vom Unternehmen gekaufte als auch geleaste Fahrräder. Die Möglichkeit des Arbeitnehmers, die Pendlerpauschalen steuerlich geltend zu machen, bleibt vom Dienstfahrrad unberührt (gemäß § 16 Abs. 1 Z. 6 lit. b EStG). Wenn der Arbeitnehmer das Dienstfahrrad kostenlos beim Unternehmen aufladen darf, führt dies zu keinem steuerpflichtigen Sachbezug.
Kostenübernahme
Die Finanzierung der Fahrradkosten kann vollständig vom Unternehmen übernommen werden, oder die Mitarbeiter beteiligen sich je nach Vertragsgestaltung entweder durch Bezugsumwandlung oder monatliche Nutzungsgebühren.
Wie funktioniert die Bezugsumwandlung?
Bei den Bezugsumwandlungen muss darauf geachtet werden, dass diese nur dann zu einer Reduktion der Berechnungsgrundlage für Lohnabgaben (Lohnsteuer, DB, DZ, KommSt, Sozialversicherung und betriebliche Vorsorge) führen, wenn vertraglich vereinbart wird, die laufenden Bruttobezüge zu reduzieren (gemäß § 4b Sachbezugswerteverordnung und RZ 206 der Lohnsteuerrichtlinien). Ein reiner Nettoabzug (z.B. in Form einer Nutzungsgebühr) reicht hier nicht aus. Die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK) akzeptiert im Falle einer Bruttobezüge-Reduktion eine Verringerung der Sozialversicherungsbeitragsgrundlage (und der betrieblichen Vorsorge). Dem zugrunde liegt die ab 01.01.2023 geltende, neue Version der Sachbezugswerteverordnung.
Weiters ist zu beachten, dass infolge einer Bruttoreduktion – sofern nicht ausdrücklich zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber anders vereinbart – auch die Basis für nachfolgende Ansprüche verringert wird (z.B. Sonderzahlungen, Überstundenvergütungen, eventuelle kollektivvertragliche Gehaltserhöhungen usw.). Um den Arbeitnehmer vor derartigen „Nebenwirkungen“ abzusichern, sollte eine etwaige Vereinbarung schriftlich festgehalten werden.
Wichtig: Bei Bezugsumwandlungen darf das kollektivvertragliche Mindestentgelt auf keinen Fall unterschritten werden (gemäß § 4b Sachbezugswerteverordnung und arbeitsrechtlich § 29 LSD-BG). Bezugsumwandlungen sind daher nur für Beträge zulässig, die über dem kollektivvertraglichen Entgelt liegen.
Wie funktioniert die Nutzungsgebühr?
Die Nutzung des Dienstfahrrads ist lohnabgabenfrei. Die Nutzungsgebühr führt jedoch nicht zur Reduzierung der Berechnungsgrundlagen.
Weitere Option:
Kostenlose Überlassung des Dienstfahrrads an den Mitarbeiter: Die Nutzung des Dienstfahrrads ist lohnabgabenfrei.
Förderung: Was ist zu beachten?
Unternehmen haben üblicherweise die Möglichkeit, für den Kauf von Elektrofahrrädern Förderungen in Anspruch zu nehmen.
Eine grundlegende Voraussetzung für die Förderung besteht darin, dass die E-Bikes mindestens vier Jahre lang im Besitz des Unternehmens bleiben müssen. Weitere Informationen finden Sie unter www.umweltfoerderung.at.
Achtung: Für steuerliche Zwecke wird dennoch eine übliche Nutzungsdauer von fünf Jahren angenommen (siehe zum Beispiel RZ 207 der Lohnsteuerrichtlinien).
Blickwinkel des Unternehmens
Erfreulich für das Unternehmen: Geschäftlich erworbene Fahrräder und E-Bikes berechtigen zum Vorsteuerabzug (gemäß § 12 Abs. 2 Z. 2a UStG).
Die notwendige mindestens 10%ige betriebliche Nutzung für den Vorsteuerabzug muss nicht gesondert nachgewiesen werden, da diese durch die Bereitstellung des Dienstfahrrads an den Mitarbeiter bereits gewährleistet ist und somit keine private Nutzung durch das Unternehmen erfolgt.
Erwerb des Dienstrads durch den Mitarbeiter
Erwirbt der Mitarbeiter das Dienstfahrrad vom Arbeitgeber zu einem Preis, der unter dem üblichen reduzierten Endpreis des Verkaufsortes liegt, stellt dies einen Vorteil aus dem Dienstverhältnis dar (gemäß § 15 Abs. 2 Z 1 EStG). Im Fall eines Leasingmodells kann nicht automatisch angenommen werden, dass der Verkehrswert dem Leasingrestwert entspricht, was zu einer individuellen Bewertung führt. Für die Bewertung des anzusetzenden Sachbezugs aufgrund des vergünstigten Erwerbs wird eine Nutzungsdauer von fünf Jahren empfohlen (gemäß BMF-Schreiben vom 10.05.2022).
Auch aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht ist der Wert des geldwerten Vorteils bei nachfolgendem Verkauf gemäß § 50 ASVG individuell festzulegen und entsprechend der Sozialversicherungsbeitragspflicht zu berücksichtigen. Es gibt keine Abgaben- oder Beitragsbegünstigung für den Erwerb des Dienstfahrrads.
Pendlerpauschale und Dienstfahrrad
Im Gegensatz zur Bereitstellung eines betriebseigenen Kraftfahrzeugs hat die Bereitstellung eines betriebseigenen (Elektro-)Fahrrads für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte keinen negativen Einfluss auf das Pendlerpauschale (gemäß § 16 Abs. 1 Z 6 lit b EStG). Daher müssen nur die Monate, in denen dem Mitarbeiter ein betriebseigenes Kraftfahrzeug für diese Fahrten zur Verfügung gestellt wird, im Lohnkonto erfasst werden.
Die Bereitstellung von Abstellplätzen für Dienstfahrräder unterliegt keinen Sachbezügen, da diese Regelung nur für mehrspurige Kraftfahrzeuge gilt (gemäß § 4a Sachbezugswerte-VO).
Ihr Fidas Team