Umsatzsteuer bei uneinbringlichen Forderungen – Was tun, wenn Kunden nicht zahlen?

Zahlungsausfälle, Insolvenzen und schleppende Überweisungen – für viele Unternehmen ist das leider mittlerweile Alltag. Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten stellt sich oft die Frage: Was passiert mit der bereits ans Finanzamt abgeführten Umsatzsteuer, wenn eine Rechnung gar nicht oder nur teilweise bezahlt wird? In diesem Newsletter geben wir Ihnen einen Überblick, wann und wie Sie sich die Umsatzsteuer zurückholen können und worauf Sie achten müssen.

# Was sagt das Umsatzsteuergesetz (§ 16 UStG)?

Wenn sich nachträglich die Umsatzsteuerbemessungsgrundlage ändert – also das Entgelt für eine Lieferung oder Leistung geringer ausfällt oder gar nicht bezahlt wird – ist die dazugehörige Umsatzsteuer zu berichtigen.

Typische Fälle für eine Änderung der Bemessungsgrundlage sind nicht nur Zahlungsausfälle aufgrund von uneinbringlichen Forderungen, sondern auch Skontoabzüge sowie Rabatte und Boni. Eine Berichtigung muss außerdem vorgenommen werden, wenn sich die Bemessungsgrundlage erhöht zB bei Trinkgeldern, die direkt an den Unternehmer gewährt werden.

# Wann ist eine Forderung uneinbringlich?

Nicht jede verspätete Zahlung ist gleich ein Umsatzsteuer-Problem. Uneinbringlichkeit liegt erst dann vor, wenn feststeht, dass die Forderung ganz oder teilweise nicht mehr bezahlt wird. Das kann zum Beispiel sein bei:

Zahlungsunfähigkeit des Schuldners
Eröffnung eines Insolvenzverfahrens
Erfolglos gebliebene Mahnungen und Inkassoversuche
Gerichtliche Urteile oder Vergleiche, die den Ausfall bestätigen

Neu: Nach aktueller Rechtsprechung kann die Umsatzsteuer-Berichtigung auch schon vorgenommen werden, wenn der Zahlungsausfall „hinreichend wahrscheinlich“ ist – man muss also nicht zwingend bis zum Ende eines Insolvenzverfahrens warten.

# Wie funktioniert die Berichtigung?

Sie als leistender Unternehmer:
Sie berichtigen die Umsatzsteuer in jener Umsatzsteuervoranmeldung, in der die Uneinbringlichkeit festgestellt wurde.
Ihr Kunde (Leistungsempfänger):
Ist dieser vorsteuerabzugsberechtigt, muss er ebenfalls seine Vorsteuer entsprechend kürzen.

Wichtig: Kommt später doch noch Geld vom Kunden, müssen Sie die Umsatzsteuerkorrektur anteilig wieder korrigieren!

# Was ist mit Mahnspesen und Zinsen?

Mahnspesen: Echte Mahnkosten gelten als Schadenersatz und sind nicht steuerbar.
Inkassokosten: Diese sind hingegen steuerbar.
Verzugszinsen: Bei gesetzlichen Verzugszinsen handelt es sich um nicht steuerbaren Schadenersatz, da ein Leistungsaustausch fehlt.
Zinsen bei Raten- oder Stundungsvereinbarungen: Diese können hingegen steuerfrei sein, wenn sie ordentlich und gesondert vereinbart wurden.

# Vorsicht bei Versicherungszahlungen!

Haben Sie eine Forderungsausfallversicherung abgeschlossen und erhalten im Schadensfall eine Zahlung, gilt diese seit 2024 als steuerpflichtiges Entgelt. Für diese versicherten Forderungen dürfen Sie also keine Umsatzsteuerberichtigung vornehmen.

# Unser Tipp:

Prüfen Sie regelmäßig Ihre offenen Forderungen.
Dokumentieren Sie Mahnungen, Zahlungsaufforderungen und Inkassoversuche.
Melden Sie sich rechtzeitig bei uns – wir unterstützen Sie bei der korrekten Umsatzsteuerberichtigung.

Gerne stehen wir für Rückfragen oder zur Unterstützung bei der konkreten Umsetzung zur Verfügung.

Ihr Fidas Team