Online-Shopping bei Amazon als Unternehmer

Der Einkauf über Amazon gehört für viele Unternehmer mittlerweile zum Alltag. Doch steuerlich gibt es dabei einige Stolperfallen zu beachten – insbesondere bei der Trennung zwischen privaten und betrieblichen Anschaffungen, der korrekten Rechnungslegung und der Handhabung der Umsatzsteuer. Damit Sie keine unerwarteten steuerlichen Nachteile haben, haben wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst:

# Anmeldung als Unternehmer und UID-Nummer hinterlegen

Wenn Sie als Unternehmer Waren von Amazon beziehen wollen, ist es wichtig, dass Sie sich gleich bei Eröffnung des Amazon-Kontos als "Unternehmer" deklarieren. Amazon bietet mit "Amazon Business" eine speziell auf Unternehmen ausgerichtete Plattform, die erleichterte Rechnungserstellung und gesonderte Zahlungsoptionen bietet.

Neben dem „normalen“ Einkauf bei Amazon hat der Kunde bei einem Amazon-Business- Account die Möglichkeit, seine UID-Nummer im Kundenkonto zu hinterlegen. Dabei versichert der Kunde gegenüber Amazon vertraglich, dass ihm die angegebene UID-Nummer zugeteilt wurde und er alle bei Amazon über diesen Account erworbenen Produkte für sein Unternehmen nutzt.

Wichtige Hinweise:

  • Die Gültigkeit der UID-Nummer sollte vorab über das MIAS-System (VIES) der EU geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie für innergemeinschaftliche Lieferungen verwendet werden kann.
  • Ist die UID-Nummer nicht gültig oder korrekt hinterlegt, kann Amazon Umsatzsteuer berechnen, obwohl eine innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei sein sollte.

# Eine korrekte Rechnung ist wesentlich

Nur wenn Sie sich als Unternehmer deklarieren und Ihre UID-Nummer hinterlegt ist, können Sie Waren ohne ausländische Umsatzsteuer (netto) beziehen. Bei diesem Vorgang handelt es sich um einen innergemeinschaftlichen Erwerb. Wenn nämlich der Lieferant ausländische Umsatzsteuer verrechnet, haben Sie keine Möglichkeit, diese zurückzuverlangen, auch nicht über einen Vorsteuererstattungsantrag. Genauso nachteilig ist es für Sie, wenn der ausländische Lieferant fälschlicherweise österreichische Umsatzsteuer aufschlägt, denn dann steht Ihnen auch kein Vorsteuerabzug zu. Zusätzlich schuldet der Lieferant, der in einer Rechnung einen Steuerbetrag ausweist, den er für diesen Umsatz nicht schuldet, diesen Betrag aufgrund der Rechnung

Die Gültigkeit der bekanntgegebenen UID-Nummer wird von Amazon geprüft. Prüfen Sie unbedingt, die Korrektheit Ihrer Daten in Ihrem Amazon-Konto. Eine abweichende Adresse von Ihrem Unternehmenssitz kann zu Fehlermeldungen führen.

Achten Sie darauf, dass Amazon eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellt. Diese muss auf den Firmennamen lauten und die korrekte Adresse enthalten, damit der Vorsteuerabzug anerkannt wird.

# Tipp: Getrennte Konten nutzen

Nutzen Sie idealerweise ein eigenes Amazon-Konto für Ihr Unternehmen. Das erleichtert die Buchhaltung und reduziert das Risiko, private und geschäftliche Einkäufe zu vermischen.

# Umsatzsteuerliche Problematik bei Nutzung eines Privatkontos

Wird für geschäftliche Bestellungen auf Amazon ein Privatkonto verwendet, stuft Amazon den Unternehmer mangels Angabe der UID-Nummer als Privatperson ein. Dadurch kommt es häufig zu einer umsatzsteuerlich falschen Behandlung des Einkaufs und in weiterer Folge zu einer fehlerhaften Rechnung. Typischerweise weist Amazon in solchen Fällen Umsatzsteuer aus, obwohl tatsächlich eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vorliegen würde.

Ein Beispiel verdeutlicht die umsatzsteuerlichen und wirtschaftlichen Auswirkungen der Nutzung eines Privatkontos:

Beispiel:
Ein österreichischer Unternehmer bestellt über Amazon bei einem deutschen Händler einen PC im Wert von EUR 2.000,- (netto). Der Versand erfolgt vom deutschen Lager direkt nach Österreich. Die Abwicklung von Rechnung und Zahlung übernimmt Amazon.

Da der Einkauf über ein Privatkonto erfolgt, behandelt Amazon die Bestellung als Privatkauf (B2C-Geschäft) und stellt eine Rechnung mit 19 % deutscher Umsatzsteuer aus (Lieferschwelle ist nicht überschritten). Tatsächlich läge jedoch eine innergemeinschaftliche Lieferung vor, die umsatzsteuerfrei abzuwickeln wäre – vorausgesetzt, beide Parteien weisen ihre UID-Nummern aus und erfüllen die weiteren Voraussetzungen.

Folgen einer fehlerhaften Abwicklung:

  • Falsche Umsatzsteuerabfuhr in Deutschland: Der deutsche Händler führt zu Unrecht 19 % Umsatzsteuer an das deutsche Finanzamt ab, anstatt eine innergemeinschaftliche Lieferung zu melden und in der Zusammenfassenden Meldung zu erklären.
  • Mehrkosten für den österreichischen Unternehmer: Durch den falschen Umsatzsteuerausweis erhöht sich der Preis um EUR 380,-. Eine Rückerstattung der deutschen Umsatzsteuer ist aufgrund der fehlerhaften Rechnung nicht möglich.
  • Nicht erklärter innergemeinschaftlicher Erwerb: In Österreich entsteht beim Importeur ein innergemeinschaftlicher Erwerb, der jedoch möglicherweise nicht in der Umsatzsteuervoranmeldung und der Jahreserklärung gemeldet wird.
  • Zusätzlicher Aufwand: Eine nachträgliche Rechnungsberichtigung verursacht weiteren administrativen Aufwand und zusätzliche Kosten.

Fazit:
Die Verwendung eines Privatkontos für betriebliche Einkäufe kann zu erheblichen steuerlichen Nachteilen und unnötigem bürokratischen Aufwand führen. Daher sollte bei geschäftlichen Bestellungen unbedingt ein korrekt eingerichtetes Geschäftskonto mit hinterlegter UID-Nummer verwendet werden.

Ihr Fidas Team