Digitale Unterschriften
Warum aus dem Komfort-Feature ein Must-have wurde
Selbst in vielen weitestgehend digitalisierten Unternehmen zählen Unterschriftenprozesse immer noch zu den Restbeständen einer analogen Welt.
Verträge werden ausgedruckt, versendet, eingescannt und archiviert – ein Ablauf, der nicht nur viel Zeit verschlingt, sondern auch unnötige Umwege verursacht. Dabei bieten moderne E-Signatur-Lösungen längst eine rechtssichere und effiziente Alternative. Wie sich auf diese Weise Prozesse beschleunigen und gleichzeitig Compliance-Anforderungen erfüllen lassen und welche vier Gründe im Besonderen für die Nutzung einer E-Signatur-Lösung sprechen, zeigt ein Blick in die Praxis.
„E-Signaturen beschleunigen Arbeitsprozesse. Das Ausdrucken, Unterschreiben, Einscannen und Zurücksenden entfallen. Auch die Wartezeit, bis man das unterfertigte Dokument retour erhält, hat sich massiv verkürzt – vor allem, wenn mehrere Personen unterschreiben müssen.“ Georg Streicher | Fidas Graz
Grund 1
Kostenfaktor Wartezeiten
Unterschriften und Freigaben – intern wie extern – sind fixer Bestandteil steuerlicher Prozesse. Gerade hier entstehen jedoch häufig Medienbrüche, die zu Wartezeiten und zusätzlichem Abstimmungsaufwand führen.
Durch den Einsatz einer E-Signatur gehen diese Abläufe spürbar rascher vonstatten, denn Dokumente können orts- und zeitunabhängig auf mobilen Endgeräten digital unterzeichnet werden. Mehrfache Postwege oder persönliche Termine, die einzig der Unterzeichnung eines Dokuments dienen, entfallen damit in den meisten Fällen. Auch Fidas setzt deshalb auf eine digitale Lösung, die effizientere Abläufe und verlässliche Fristenkontrolle verspricht. Unsere Mandanten profitieren wiederum von einem geringeren organisatorischen Aufwand und mehr Flexibilität im Arbeitsalltag.
Grund 2
Komfort und Rechtssicherheit im Einklang
Die aktuellen Sicherheitsstrategien Europas und der USA rücken die Notwendigkeit europäischer Datensouveränität für Unternehmen als auch Privatpersonen deutlich in den Vordergrund. Gerade in der Steuerberatung haben Rechtskonformität und der Schutz von Daten höchste Priorität.
Um diese Anforderungen zuverlässig zu erfüllen, nutzt Fidas die E-Signatur. Die eingesetzte Lösung MOXIS aus Graz ermöglicht elektronische Signaturen gemäß der eIDAS-Verordnung inklusive ID-Austria. Ergänzt wird dies um hoch qualifiziertes Datenhosting in Österreich, zertifizierte Informationssicherheit nach ISO 27001 sowie sogenannte LTV-Fähigkeit (Long Term Validation), wodurch Signaturen auch viele Jahre später noch prüfbar und beweisfähig bleiben.
Grund 3
Moderner Auftritt mit nachhaltigem Effekt
Das wachsende Angebot digitaler Services prägt die Erwartungshaltung von Unternehmen und Privatpersonen. Prozesse sollen heute unkompliziert und im besten Fall mobil verfügbar sein.
Omid Shaker, Head of Business Cloud Sales bei den E-Signatur-Experten von MOXIS, weiß durch Gespräche mit Kunden aus fast 30 Branchen, dass für diese die Einführung der E-Signatur nicht nur ein interner Effizienzschritt, sondern auch Ausdruck eines zeitgemäßen Selbstverständnisses ist.
„Unsere Kunden berichten, dass sie dank der E-Signatur-Lösung sichtbar moderner und wettbewerbsfähiger auftreten. Das bringt echten, messbaren Nutzen und ist in dieser Konsequenz wirklich einzigartig.“ Omid Shaker | MOXIS
Grund 4
Digital voran – auch in puncto Nachhaltigkeit
Neben Effizienz- und Sicherheitsaspekten spielt die Nachhaltigkeit für Mensch und Umwelt eine gewichtige Rolle. Die Reduktion papierbasierter Prozesse wirkt sich unmittelbar auf Ressourcenverbrauch und organisatorischen Aufwand aus.
So konnte Fidas österreichweit im Jahr 2025 den Papierverbrauch deutlich reduzieren – mit beeindruckenden Einsparungsergebnissen entlang der gesamten ökologischen Prozesskette – siehe nebenstehende Übersicht.
Vorteile der E-Signatur im Detail:
• schnellere Rückläufe bei unterzeichnungspflichtigen Dokumenten
• kürzere Wartezeiten für Unternehmen und Mandanten
• reduzierter Material- und Verwaltungsaufwand
• mehr Transparenz im Signaturprozess
• ortsunabhängige, flexible Abwicklung
• Wegfall physischer Archivierungsschritte
Fazit: Nicht zuletzt aus diesen vier Gründen war der Schritt zur elektronischen Signatur für Fidas nur konsequent. Mit MOXIS wurde bewusst eine E-Signatur-Lösung mit Fokus auf europäische Datensouveränität gewählt, die von über 1.000 Unternehmen im DACH-Raum genutzt wird. Als Partner des Vertrauensdienste-Anbieters A-Trust verbindet MOXIS zudem digitale Identitäten, qualifizierte Signaturen und durchgängige End-to-End-Prozesse zu einer integrierten Gesamtlösung aus einer Hand. Damit sind Unternehmen auch für die Zukunft gerüstet – denn die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran.