Die elektronische Aufbewahrung erfordert ein revisionssicheres Archiv
In unserem letzten Newsletter haben wir Sie über bestehende Aufbewahrungsfristen informiert. » Hier nachlesen! « Haben Sie auch schon darüber nachgedacht, die Kellerregale leer zu räumen und Ihre Unterlagen digital zu archivieren? In der heutigen digitalen Zeit kommt vermehrt ein elektronisches Archiv zum Einsatz. Hier müssen jedoch einige wichtige Punkte berücksichtigt werden.
# Voraussetzungen
Generell können Buchhaltungsunterlagen auch elektronisch archiviert werden. Das Abgabenrecht erlaubt die Verwendung von Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe (§ 132 Abs 2 BAO). Revisionssicher bedeutet, dass digitale Dokumente bzw. Belege in keiner Weise verändert bzw. Änderungen transparent und nachvollziehbar protokolliert werden. LEIDER NEIN: Das Einscannen und Abspeichern von Rechnungen im PDF-Format auf einem USB-Stick, einer Festplatte bzw. am Server ist für die revisionssichere Archivierung jedoch zu wenig, da jede einzelne Datei verändert, gelöscht oder deren Reihenfolge geändert werden kann. Für die Revisionssicherheit kommen nur- einmalig beschreibbare Datenträger (CD-R, DVD-R, Blue-ray)
- VORTEIL: günstig, keine laufenden Kosten
- NACHTEIL: nicht netzwerkfähig, manuelle Bearbeitung notwendig, Lesbarkeit auf Dauer nicht sicher
- eine spezielle, festplattenbasierte Archivsoftware bzw. eine revisionssichere Archivierung in der Cloud in Frage.
- VORTEIL: netzwerkfähig, einfaches Back-up, schnelle Suche bzw. Zugriff auf Dokumente, Datenverlust kann verhindert werden
- NACHTEIL: Höhere Einstiegskosten, hohe Kosten bei Systemwechsel, laufende Kosten durch Serviceverträge