Belegarchivierung in der Cloud?

Der Gedanke ist verlockend … keine lästigen Ordner-Lager mehr, kein mühsames Durchwühlen von Papierordnern – alles in einer digitalen Ordnerstruktur in der Cloud. Aber ist das eine von der Finanzbehörde akzeptierte Belegarchivierung? Das Risiko einer nicht ordnungsgemäßen Belegarchivierung liegt darin, dass die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug für diese falsch abgelegten Belege verneinen kann. Das Belegablagesystem eines Unternehmens sollte (abhängig von seiner Größe) durch ein standardisiertes Ablaufschema/workflow festgelegt sein. Jeder damit betraute Mitarbeiter sollte wissen, wie er bei welcher Art von Beleg vorzugehen hat. Eine klare, einheitliche und richtige Bezeichnung der Belege ist sowohl für die korrekte Belegbehandlung als auch die effiziente Belegablage wichtig. Tipp: Überlegen Sie sich, welche Stationen eine erhaltene Rechnung in Ihrem Unternehmen durchlaufen muss, bis diese als abgearbeitet archiviert werden kann. Im Abgabenrecht ist vorgesehen, dass sämtliche für die Buchhaltung bzw. das Rechnungswesen relevante Unterlagen, Aufzeichnungen, Belege, etc. für sieben Jahre aufbewahrt werden müssen. E-Rechnung Mittlerweile zulässig (also auch für den Vorsteuerabzug ausreichend) ist die E-Rechnung, diese ist so aufzubewahren, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit über den Aufbewahrungszeitraum sichergestellt ist. Nachdem die E-Rechnung ein elektronisches Dokument ist, muss diese auch elektronisch aufbewahrt werden. Die E-Rechnung ist folglich im eingegangenen Format elektronisch zu archivieren. Fraglich ist, ob die Archivierung eines Ausdrucks der E-Rechnung zulässig ist? Papierrechnungen Erhaltene Papierrechnungen können elektronisch archiviert werden. Es muss allerdings sichergestellt werden, dass diese vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftsgetreu bis zur Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren wiedergegeben werden können. Ein Archiv, dass dies gewährleistet ist ein sogenanntes revisionssicheres Archiv. Revisionssicheres Archiv Eingescannte Papierrechnungen, die auf einer externen Festplatte oder am Server abgespeichert werden, sind insoweit nicht revisionssicher, da jede Datei verändert oder gelöscht werden könnte. Die Revisionssicherheit kann entweder durch Speichermedien sichergestellt werden, die nur einmal beschreibbar sind (z.B. CD-R oder DVD-R) oder durch eine spezielle Archivsoftware. Eine weitere Möglichkeit wäre eine spezielle Cloud, die die Anforderungen für ein revisionssicheres Archiv erfüllt; Dienstleister wie z.B. A-Trust bieten solche Lösungen an.