Ausbildungskostenrückersatz: Mit oder ohne Umsatzsteuer? – Wichtige Neuerungen für Arbeitgeber

Viele Betriebe investieren in die Ausbildung und Weiterbildung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Immer wieder stellt sich dabei die Frage: Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen kurz nach Abschluss einer kostenintensiven Ausbildung verlässt? Um sich gegen solche Fälle abzusichern, wird häufig eine Ausbildungskostenrückersatzvereinbarung abgeschlossen. Dabei verpflichtet sich der Mitarbeiter, die Ausbildungskosten (ganz oder anteilig) zurückzuzahlen, wenn er das Unternehmen vor Ablauf einer bestimmten Bindungsfrist verlässt. Diese Vereinbarungen sind in Österreich mittlerweile ein gängiges Instrument, um die Investitionen des Arbeitgebers zu schützen.

Doch in der Praxis sorgt vor allem eine Frage für Unsicherheit: Muss auf diesen Rückersatzbetrag zusätzlich Umsatzsteuer verrechnet werden?

# Bisherige Rechtslage: Umsatzsteuerpflicht bejaht

Bis vor kurzem war die Antwort auf diese Frage relativ eindeutig. Die Finanzbehörden gingen davon aus, dass ein Ausbildungskostenrückersatz der Umsatzsteuer unterliegt. Die Begründung: Man betrachtete den Rückersatz als eine „Leistung“ des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber, die umsatzsteuerpflichtig sei.

# Neue Rechtsansicht des BMF: Keine Umsatzsteuerpflicht mehr

Überraschend veröffentlichte das BMF im Mai 2025 eine neue Rechtsansicht. Danach handelt es sich beim Ausbildungskostenrückersatz nicht mehr um eine umsatzsteuerpflichtige Leistung, sondern um nicht steuerbaren Schadenersatz.

Diese Sichtweise stützt sich auf die Überlegung, dass der Arbeitnehmer mit der Rückzahlung nicht „leistet“, sondern lediglich den Arbeitgeber für entstandene Kosten entschädigt. Im Ergebnis fällt damit keine eigene Umsatzsteuer an, die der Arbeitgeber auf den Rückersatzbetrag aufschlagen müsste.

Für die Praxis bedeutet das: Arbeitgeber müssen ab sofort keine Umsatzsteuer mehr in Rechnung stellen, wenn sie Ausbildungskosten von ausgeschiedenen Mitarbeitern zurückfordern. Das reduziert nicht nur die Kosten für die Arbeitgeber, sondern vereinfacht auch die Abwicklung.

# Aber Vorsicht: Ursprüngliche Umsatzsteuerpflicht bleibt bestehen!

Wichtig: Diese Neuregelung betrifft nur die Umsatzsteuerpflicht des Arbeitgebers beim Rückersatz. Eine ganz andere Frage ist, ob die ursprüngliche Ausbildung selbst umsatzsteuerpflichtig war.

Hat der Arbeitgeber die Ausbildung bei einem externen Bildungsinstitut eingekauft, wurde dort in der Regel Umsatzsteuer verrechnet. Arbeitgeber, die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind (z. B. viele Kleinunternehmer, Ärzte, Banken, Versicherungen oder Vereine mit unechter Umsatzsteuerbefreiung), mussten diese Umsatzsteuer selbst tragen. Wird diese Kostenkomponente an den Arbeitnehmer weiterverrechnet, bleibt sie Bestandteil des Rückersatzes.

Das bedeutet: Die vom Bildungsinstitut in Rechnung gestellte Umsatzsteuer darf weiterhin weitergegeben werden. Diese ist keine eigene Umsatzsteuer des Arbeitgebers und muss auch nicht separat ausgewiesen werden.

# Praxistipp: Verträge überprüfen!

Wir empfehlen Ihnen dringend, bestehende Rückersatzvereinbarungen sowie interne Prozesse zur Berechnung und Verrechnung des Ausbildungskostenrückersatzes zu überprüfen und an die neue Rechtslage anzupassen. Achten Sie dabei besonders auf:

• Kein separater Ausweis der Umsatzsteuer auf den Rückersatzbetrag.
• Klare Differenzierung zwischen eigenen und fremden (weiterverrechneten) Umsatzsteueranteilen.
• Genaue Darstellung in den Vereinbarungen, um Missverständnisse mit dem (ehemaligen) Arbeitnehmer zu vermeiden.

# Fazit

Die neue Rechtsansicht bringt für Arbeitgeber eine willkommene Vereinfachung. Für viele bedeutet das weniger Verwaltungsaufwand und eine klare Kostenstruktur. Dennoch ist Vorsicht geboten, damit nicht versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen oder falsch verrechnet wird.

Sollten Sie Fragen zu bestehenden Vereinbarungen oder zur korrekten Umsetzung der neuen Regelung haben, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.

Ihr Fidas Team