11.08.2026
Arbeitszeitaufzeichnungen: Oft unterschätzt, bei Prüfungen entscheidend
"Meine Mitarbeiter arbeiten ohnehin jeden Tag gleich." Ein Satz, der im Unternehmeralltag fast so regelmäßig fällt wie der erste Kaffee am Morgen. Genau deshalb rutschen Arbeitszeitaufzeichnungen im hektischen Alltag schnell ans Ende der To-do-Liste. Spätestens bei einer GPLB-Prüfung (Gemeinsame Prüfung Lohnabgaben und Beiträge) kann das jedoch zum Problem werden. Denn fehlen vollständige Stundenaufzeichnungen oder sind sie fehlerhaft, zählen sie regelmäßig zu den ersten Kritikpunkten der Prüfer. Im schlimmsten Fall werden Arbeitszeiten geschätzt, was zu empfindlichen Nachzahlungen führen kann.
# Und täglich grüßt das Murmeltier.
Nicht immer fehlen Arbeitszeitaufzeichnungen komplett. Oft sind es scheinbare Kleinigkeiten, die später Fragen aufwerfen.
Zu den häufigsten Fehlern zählen:
- fehlende Pausen
- fehlende Unterschriften
- nachträglich geänderte Excel-Listen
- nicht dokumentierte Überstunden
Gerade weil diese Fehler im Arbeitsalltag leicht passieren, lohnt sich ein regelmäßiger Blick auf die Aufzeichnungen.
# Wenn der Prüfer kommt
Bei einer GPLB-Prüfung kontrollieren Finanzamt oder Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK), ob Lohnverrechnung, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge korrekt abgerechnet wurden. Fehlen Arbeitszeitaufzeichnungen oder sind sie unvollständig, können Arbeitszeiten geschätzt werden. Da Prüfer in der Regel zwei bis fünf Jahre rückwirkend kontrollieren, können daraus rasch wirtschaftlich spürbare Nachzahlungen von geschätzten Überstunden entstehen.
# Die Verantwortung können Sie nicht abgeben
Auch wenn Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst erfassen: Die Verantwortung bleibt bei Ihnen als Arbeitgeber. Deshalb sollten Sie die Aufzeichnungen regelmäßig kontrollieren. Und nicht erst dann, wenn bereits eine Prüfung angekündigt ist.
# Worauf sollten Sie achten?
Vollständige Arbeitszeitaufzeichnungen müssen folgende Angaben enthalten:
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Pausen
- SOLL- und IST-Stunden
- Saldo zwischen SOLL- und IST-Stunden (Überstunden bzw. Zeitausgleich)
- Unterschrift des Dienstnehmers
Wie ein ordnungsgemäßer Stundennachweis aussehen kann, sehen Sie hier:
Ein exemplarischer Stundennachweis mit Datum, Arbeitszeit, Unterbrechung, Krankheit, Urlaub, Überstunden und Zeitausgleich.
# Fazit
Arbeitszeitaufzeichnungen wirken auf den ersten Blick wie reine Routine. In einer Prüfung können sie jedoch entscheidend sein. Wer sie laufend vollständig und korrekt führt, erspart sich unnötige Diskussionen und reduziert das Risiko kostspieliger Nachzahlungen.
Ihr Fidas-Team