Wie storniert man Rechnungen richtig?

Wem ist das noch nicht passiert? Man stellt eine Rechnung aus, schickt diese an den Kunden und dann kommt man drauf, dass die Rechnung eigentlich falsch ausgestellt wurde.

Welche Fehler können bei einer Rechnungsausstellung passieren?

• Die ausgewiesene Umsatzsteuer wurde falsch berechnet
• Es wurde ein unrichtiger Steuersatz bei der Umsatzsteuer verwendet
• Falsches Ausweisen einer Steuerbefreiung
• Rechenfehler
• Falsche Bezeichnung der Artikel/Leistung
• Rechnungsmerkmale fehlen

Was nun? Wie korrigiere ich diese Rechnungen richtig?

Die ursprüngliche „falsche“ Rechnung bleibt bestehen, hier wird nichts verändert.
Es wird eine neue Rechnung erstellt: Entweder mit dem Titel „Gutschrift“ oder „Storno“. Hilfreich ist es auch, die Rechnungsnummer der falsch ausgestellten Rechnung auf der Gutschrift oder auf der Stornorechnung zu vermerken, da diese dann einfacher gefunden werden kann.
Es muss auch unbedingt eine neue fortlaufende Rechnungsnummer vergeben werden, oder man legt für solche Gutschriften oder Stornos einen eigenen Rechnungskreis an. Bitte achten Sie auch auf das Rechnungsausstellungsdatum. Das Rechnungsdatum sollte eines aus dem aktuellen Monat sein, auf keinen Fall das Rechnungsdatum der ursprünglichen Rechnung, falls dieses bereits ein paar Monate davor liegt.

Hinweis: Die Gutschrift bzw. Stornorechnung sieht exakt gleich aus wie die ursprüngliche Rechnung, sie hat nur eine andere Rechnungsnummer, ein anderes Datum und der Betrag wird mit einem „Minus“ gekennzeichnet.
Stellt man sich dies nun bildlich vor, hat man zuerst € 500,– im Plus und mit der Gutschrift bzw. Stornorechnung nimmt man diese € 500,– dann mit Minus wieder weg – somit ist man jetzt am Stand von vor Ausstellung der ursprünglichen Rechnung.
Nun kann die korrigierte Rechnung richtig und mit neuer fortlaufender Rechnungsnummer ausgestellt werden. Senden Sie die Gutschrift bzw. Stornorechnung mit neuer richtiger Rechnung unbedingt an den Kunden.

Beispiel:
1. Schritt: Ursprüngliche „falsche“ Rechnung: Rechnungsnummer 523 wurde mit € 500,– am 1.3.2018 ausgestellt
2. Schritt: Gutschrift bzw. Stornorechnung erstellen: Stornorechnung Nr. 614 oder 01 (für eigenen Rechnungskreis) der Rechnung Nr. 523, mit – € 500,­– am 11.5.2018
3. Schritt: Neue „richtige“ Rechnung erstellen: Rechnungsnummer 615 über € 400,– am 11.5.2018
Bitte denken Sie auch daran, bei Rechnungen, welche ins Ausland fakturiert werden, die Umsatzsteueridentifikationsnummer (kurz: UID-Nummer) zu prüfen!

Sollte diese nicht gültig sein, darf die Rechnung nicht ohne Steuer und mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung ausgestellt werden.

So sollte man eine Rechnung NICHT stornieren:

• Die ursprüngliche Rechnung nehmen, durchstreichen und Storno drüberschreiben
• Die ursprüngliche Rechnung nehmen und nur die Rechnungsnummer abändern ohne Storno oder Gutschrift dazuzuschreiben
• Die ursprüngliche Rechnung korrigieren und austauschen
• Bei Rechenfehlern einfach händisch ausbessern

Bitte achten Sie auch darauf, dass die Rechnung alle Rechnungsmerkmale enthält:

• Name und Anschrift des Liefernden/Leistenden
• Beschreibung der Lieferung oder Leistung
• Tag der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistung
• Entgelt für die Lieferung/Leistung (Brutto inkl. USt)
• Steuersatz bzw. Hinweis auf Befreiung oder Übergang der Steuerschuld
• Ausstellungsdatum

Für Rechnungen über € 400,– zusätzlich:

• Name und Anschrift des Empfängers
• Steuerbetrag (und Entgelt – Netto)
• UID-Nr. des Liefernden/Leistenden
• Fortlaufende Rechnungsnummer

Für Rechnungen über € 10.000,– (inkl. USt) zusätzlich:

• UID-Nummer des Empfängers.