Mitarbeitergespräch Nützliches Tool – häufig unterschätzt

Unternehmen stehen in der Arbeitswelt von heute vor einer Vielzahl von Herausforderungen, die es gleichzeitig zu bewältigen gilt. Schon seit Jahren herrscht Fachkräftemangel, der zu einem regelrechten Kampf um qualifizierte Mitarbeiter geführt hat.

Die zur Mitte des 20. Jahrhunderts noch gängige Praxis, das gesamte Berufsleben bei ein und demselben Unternehmen zu verbringen, ist längst überholt. Heutzutage gilt es, als Unternehmen attraktiv zu sein und es auch zu bleiben. Neben Gehalt stehen für Arbeitnehmer die Sinnhaftigkeit der Arbeit, Flexibilität und Karriereentwicklung im Fokus.

Bei solch einem unruhigen Arbeitsmarkt bedeuten regelmäßige Mitarbeitergespräche weit mehr als nur einen formalen Akt. Sie sind zum essenziellen Tool geworden, um die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern zu fördern, (gemeinsame) Ziele zu formulieren und die jeweilige berufliche Entwicklung zu unterstützen. Studien zeigen, dass Unternehmen, die auf strukturierte und regelmäßige Mitarbeitergespräche setzen, nicht nur die Zufriedenheit und Motivation ihrer Mitarbeiter steigern, sondern auch die Produktivität und das Engagement im gesamten Team verbessern können.

Unsere Tipps für Ihre nächsten Mitarbeitergespräche

Zielsetzung:

Das Mitarbeitergespräch ist eines der effektivsten Führungstools, um Verhalten und Arbeitseinstellung eines Mitarbeiters positiv zu beeinflussen. So kann man vor allem die im Betrieb Beschäftigten besser kennenlernen, als das je beim Smalltalk vor der Kaffeemaschine möglich ist. Ziel des Gesprächs ist es, gemeinsam die Vergangenheit zu reflektieren, den aktuellen Status quo zu ermitteln und eine Agenda für die Zukunft zu erstellen. Ein gut strukturiertes Mitarbeitergespräch fördert die zukunftsorientierte Entwicklung und das Wachstum – sowohl für den Arbeitnehmer als auch für das Unternehmen. Das schafft eine Win-win-Situation, durch die beide Seiten profitieren und das Unternehmen insgesamt gestärkt wird.

Vorbereitung:

Für das Mitarbeitergespräch sollten Sie ausreichend Zeit einplanen und den Zeitrahmen für das Gespräch im Voraus klar kommunizieren. Als Richtwert für Sie: Die Vorbereitung sollte in etwa der Dauer des Mitarbeitergesprächs entsprechen. Es ist sinnvoll, vor dem Gespräch eine detaillierte Agenda zu erstellen und diese ebenfalls vorab zu kommunizieren. Dadurch können sich die Gesprächspartner besser vorbereiten und gegebenenfalls weitere Themen ergänzen. Eine gut strukturierte Agenda hilft, das Gespräch effizient und zielgerichtet zu führen.

Fragestellungen:

Achten Sie darauf, das Mitarbeitergespräch nicht wie ein Verhör wirken zu lassen. Unterscheiden Sie bei den Fragen zwischen Sachfragen und Befindlichkeitsfragen.

Sachfragen können beispielsweise sein:

• Welche zuletzt festgelegten Ziele wurden erfüllt oder nicht erfüllt?
• Wie bewerten Sie den Zeitraum seit dem letzten Mitarbeitergespräch?
• Welche Projekte haben Sie besonders erfolgreich abgeschlossen?

Befindlichkeitsfragen hingegen beziehen sich auf die Arbeitszufriedenheit, wie zum Beispiel:

• Fühlen Sie sich aktuell eher über- oder unterfordert?
• Wie funktioniert die Zusammenarbeit im Team?
• Woran möchten Sie in Zukunft mehr arbeiten?

Befindlichkeitsfragen können dabei helfen, die wahren Interessen der Mitarbeiter zu ergründen. So können Sie herausfinden, was der Mitarbeiter denkt, was ihn interessiert und was ihn bedrückt. Indem jemand auf dieser Ebene wahrgenommen wird, entsteht ein Gefühl der Wertschätzung, was wiederum die Mitarbeiterbindung stärkt.

Ziele und Meilensteine:

Setzen Sie gemeinsam Ziele, definieren Sie Meilensteine, und halten Sie diese schriftlich fest. Priorisieren Sie die Ziele, und planen Sie den dafür nötigen Zeitaufwand. Achten Sie darauf, dass die gesetzten Ziele und Meilensteine SMART sind:

• spezifisch
• messbar
• attraktiv
• realistisch
• terminiert

Unterscheiden Sie zwischen quantitativen Zielen, also Zielen, die gut messbar sind, und qualitativen Zielen, wie beispielsweise besserem Zusammenhalt im Team. Qualitative Ziele können üblicherweise nicht objektiv gemessen werden, doch durch ihre Berücksichtigung werden diese Themen beim Mitarbeiter ins Bewusstsein gerückt. Achten Sie abschließend darauf, dass die Liste der Ziele überschaubar bleibt.

Regelmäßigkeit:

Mitarbeitergespräche haben den Zweck, mehrere Themen abzudecken. Einerseits dienen sie dem Beziehungsaufbau zwischen Führungskraft und Mitarbeiter, andererseits geht es darum, die Vergangenheit zu analysieren, Feedback zu geben, Ziele für die Zukunft zu definieren und gemeinsam Meilensteine zu setzen.

Daraus ergibt sich ein straffes Programm, das maximal oberflächlich bearbeitet werden kann und daher oft nicht den gewünschten Output bringt, wenn Mitarbeitergespräche zu selten stattfinden. Eine gewisse Kontinuität der Gespräche ist daher anzuraten. Das Mindestziel sollte ein Mitarbeitergespräch pro Jahr sein; besser

noch wäre es, dieses halbjährlich oder quartalsweise abzuhalten. Letztlich hängt die Häufigkeit der Mitarbeitergespräche auch von der Position im Unternehmen ab. Jedenfalls sollte man nicht zuwarten, bis sich eine Liste dringend abzuarbeitender Gesprächsthemen angesammelt hat.

Regelmäßige Gespräche bieten zudem die Möglichkeit, individuelle Entwicklungspläne zu erstellen und die berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter zu unterstützen. Durch laufende Kommunikation und Feedback können Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden, was wiederum die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter steigern kann. Mitarbeitergespräche können außerdem dazu beitragen, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, indem sie offene Kommunikation und gegenseitiges Verständnis fördern.

Schließlich können Arbeitgeber dank regelmäßiger Gespräche flexibler auf Veränderungen im Unternehmen oder im Marktumfeld reagieren und entsprechende Anpassungen vornehmen.

Achtung: Mitarbeitergespräche ersetzen nicht die tägliche Kommunikation. Feedback sollte idealerweise zeitnah gegeben werden und authentisch sein.

Wir hoffen, Ihnen mit diesen Tipps Anregungen geliefert zu haben, um die Mitarbeiterbindung zu steigern und insbesondere Fachkräfte langfristig im Unternehmen halten zu können.

Ihr Fidas Team