Erweiterte Anforderungen an den Lohnzettel (L16) ab dem Kalenderjahr 2026

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat umfangreiche Änderungen an der L16-Datenstruktur angekündigt, die ab dem Kalenderjahr 2026 in Kraft treten. Diese betreffen die elektronische Übermittlung der Lohnzettel und erfordern eine deutlich differenziertere Erfassung lohnsteuerrelevanter Informationen durch Unternehmen.

# Detaillierte Aufschlüsselung der Bruttobezüge

Im Bereich der Bruttobezüge sind künftig folgende Bestandteile gesondert auszuweisen:

Sachbezüge für Kfz
Sachbezüge für Wohnraum
Sonstige Sachbezüge

Diese Differenzierung soll dem Finanzamt eine präzisere Einordnung lohnsteuerpflichtiger Leistungen ermöglichen.

# Erweiterte Angaben zu steuerfreien Bezügen

Auch im Bereich der steuerfreien Bezüge sind künftig gesonderte Angaben erforderlich. Unterschieden wird zwischen Beträgen gemäß:

§ 68 Abs. 1 EStG (z. B. SEG-Zulagen)
§ 68 Abs. 2 EStG (z. B. Nachtschwerarbeitszulagen)

Der getrennte Ausweis dieser Beträge erhöht den Erfassungsaufwand in der Lohnverrechnung und erfordert eine präzise Zuordnung der zugrundeliegenden Zahlungen.

# Neue Anforderungen bei „Übrige Abzüge“

In der Kolonne „Übrige Abzüge“ müssen steuerfreie Leistungen nun betragsmäßig einzeln erfasst werden. Betroffen sind unter anderem:

Beiträge zur Zukunftssicherung
Mitarbeiterkapitalbeteiligungen
Beteiligungen über Mitarbeiterstiftungen
Zuschüsse zu Carsharing
Essensgutscheine
Mitarbeiterrabatte

Dies erfordert eine entsprechende Systemanpassung, um diese Leistungen transparent und korrekt abzubilden.

# Detaillierte Angaben zu Kfz-Sachbezügen

Für Sachbezüge im Zusammenhang mit Firmenfahrzeugen ist künftig der verwendete Prozentsatz zur Sachbezugsbewertung (0 %, 1,5 %, 2 % oder Durchschnittssatz bei Poolfahrzeugen) anzukreuzen. Zusätzlich müssen die Anschaffungskosten des Fahrzeugs zum 31.12. angegeben werden. Diese Information war bisher nicht Teil des L16-Formulars.

# Elektromobilität: Trennung bisher kombinierter Felder

Bisher zusammengefasste Leistungen im Zusammenhang mit E-Fahrzeugen werden ab 2026 getrennt ausgewiesen. Das betrifft:

Kostenersatz für das Aufladen eines E-Kfz
Anschaffung einer Ladeeinrichtung

Diese Änderung erfordert eine gezieltere Buchung und Ausweisung dieser Positionen im Lohnsystem.

# Praktische Konsequenzen: Mehr als nur Technik

Auch wenn das BMF von einer „Schnittstellenanpassung“ spricht, wird in der Praxis eine betriebsübergreifende Koordination notwendig. Die neuen Anforderungen machen es unerlässlich, die Kommunikation zwischen Personalabteilung, Buchhaltung und Lohnverrechnung neu zu strukturieren und Verantwortlichkeiten klar zu definieren.

# Wichtige Fristen für die Lohnzettelübermittlung

Elektronische Übermittlung über ELDA: spätestens bis Ende Februar des Folgejahres.
Papierform: nur zulässig bei fehlender technischer Infrastruktur, Frist: Ende Jänner.
Keine Pflicht zur unterjährigen Übermittlung bei Austritt seit 2019 – freiwillig jedoch möglich oder auf Wunsch des Dienstnehmers.

# Unsere Empfehlung

Die Erweiterung der L16-Datenstruktur stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen – sowohl technisch als auch organisatorisch. Wir empfehlen daher:

Frühzeitige Systemprüfung und -anpassung
Klare Kommunikationswege zwischen betroffenen Abteilungen
Prüfung bestehender Abrechnungsprozesse auf Erfassungstiefe

Ihr Fidas-Team