Was passiert, wenn Wissen auszieht?

Nach 30 Jahren verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen. Laptop und Unterlagen bleiben zurück. Was mitgeht: Erfahrung, Kundenwissen, Abkürzungen, Warnsignale und jene kleinen Lösungsansätze, die in keinem Handbuch stehen.

Unternehmen sichern fast alles ab, was wertvoll ist: Gebäude, Maschinen, Daten. Punkto Wissen lautet das Sicherheitskonzept dagegen erstaunlich oft: „Frag die Monika, die weiß das.“ Das funktioniert. Bis Monika nicht mehr da ist. Und plötzlich stellt sich heraus, dass mit Monika nicht nur eine Arbeitskraft gegangen ist, sondern auch ein kleines Unternehmensarchiv.

Wissen ist wertvoll, sein Verlust teuer

Kritisches Wissen erkennt man häufig erst, wenn es verloren gegangen ist. Mit dem langjährigen Mitarbeiter, der wusste, warum bei einem bestimmten Kunden immer zuerst die Technik und erst danach der Preis besprochen wurde. Mit der Buchhalterin, die jene drei Sonder­fälle kannte, bei denen der übliche Ablauf garantiert Probleme machte. Mit dem Produktionsleiter, der lange vor dem Auftauchen einer Fehlermeldung schon am Geräusch einer Maschine hörte, wenn etwas nicht stimmte.

Sie alle haben Wissen, das selten in einer Prozessbeschreibung aufscheint. Dort, wo es verloren geht, beginnt das Unternehmen wieder bei null. Fehler werden wiederholt, Entscheidungen dauern länger, neue Mitarbeiter brauchen mehr Zeit, und Kunden müssen nach Informationen gefragt werden, die das Unternehmen eigentlich kennen sollte. Wissensverlust ist deshalb nicht nur ein HR-Thema. Er kostet Zeit, Geld und manchmal auch Kundenvertrauen.

Nicht jedes Wissen muss bleiben

Die Lösung lautet trotzdem nicht: alles dokumentieren. Wer versucht, 30 Jahre Berufserfahrung vollständig in Word-Dateien zu dokumentieren, rettet dieses Wissen nicht unbedingt. Zunächst werden nur sehr viele Seiten Word produziert.

Stellen Sie sich stattdessen die Frage: Welches Wissen würde uns wirklich fehlen, wenn es morgen nicht mehr da wäre? Konkret kann das so aussehen: Setzen Sie sich mit Ihren Führungskräften zusammen und fragen Sie: Bei welchen Personen hätten wir ein echtes Problem, wenn sie ab morgen nicht mehr verfügbar wären?

Erfahrungswissen braucht andere Fragen

Bei der Wissensübergabe lautet die erste Frage häufig: „Was machst du eigentlich alles?“ Das ist aber nicht unbedingt die effizienteste Fragestellung. Besser kann es sein abzufragen, was ein neuer Kollege nicht wissen kann. Zum Beispiel:

• Welche drei Fehler sollte dein Nachfolger niemals machen?
• Wen rufst du an, wenn es wirklich brennt?
• Bei welchen Kunden gelten ungeschriebene Regeln?
• Welche Regel funktioniert in der Praxis anders als auf dem Papier?
• Woran erkennst du früher als andere, dass etwas schiefläuft?

Denn genau hier beginnt Erfahrungswissen. Und dafür braucht es nicht zwingend ein Handbuch. Manchmal reicht ein Drei-Minuten-Video zu einem komplizierten Arbeitsschritt, eine Checkliste für einen kritischen Prozess oder ein kurzes Interview mit einem erfahrenen Mitarbeiter. Entscheidend ist nicht, möglichst viel Wissen festzuhalten. Entscheidend ist, das richtige Wissen festzuhalten.

Eine „Fehlerbibliothek“ kann Gold wert sein

Unternehmen dokumentieren gerne, was funktioniert. Deutlich seltener halten sie fest, was nicht funktioniert hat – und warum nicht. Dabei steckt gerade dort wertvolles Erfahrungswissen.

Vielleicht wurde ein Lieferant schon einmal erfolglos ausprobiert. Vielleicht hatte ein Prozess auf dem Papier effizient ausgesehen und scheiterte in der Praxis. Oder ein Kundenprojekt hat gezeigt, dass eine vermeintlich gute Lösung unerwartete Folgekosten verursacht.

Wer solche Erfahrungen nicht festhält, riskiert, dass die nächste Generation für dieselben Fehler noch einmal bezahlt. Eine einfache „Fail Library“ kann deshalb ausgesprochen wertvoll sein: Was haben wir versucht? Was ist passiert? Was würden wir heute anders machen? Manchmal ist das Wissen darüber, was nicht funktioniert, mindestens so wertvoll wie die perfekte Anleitung.

30 Jahre dauern länger als vier Wochen

Der schlechteste Zeitpunkt, über einen effektiven Wissenstransfer nachzudenken, ist der letzte Arbeitstag. Auch vier Wochen vorher ist ambitioniert. Wer jahrzehntelange Erfahrung erst während des Offboarding sichern möchte, versucht sinngemäß, am Abend vor der Schlüsselübergabe noch schnell die gesamte Wohnung zu inventarisieren.

Wissenstransfer sollte deshalb Teil des normalen Arbeitsalltags sein. Menschen gehen in Pension, wechseln Jobs oder übernehmen andere Aufgaben. Das ist normal. Dass mit ihnen auch jahrzehntelanges Unternehmenswissen verloren geht, muss nicht sein.

Der 30-Minuten-Wissenscheck

Um Know-how langfristig im Unternehmen zu erhalten, braucht es nicht sofort ein großes Wissensmanagementprojekt. Nehmen Sie sich für den Anfang 30 Minuten für vier Fragen:

• Wer weiß etwas, dessen Verlust uns wirklich wehtun würde?
• Was genau müssen andere davon wissen?
• Wie lässt sich dieses Wissen möglichst einfach weitergeben?
• Und wo wird es so gespeichert, dass es später auffindbar ist?

Machen Sie den Test bei Ihrer nächsten Führungskräfterunde, und klären Sie: Welches Wissen wohnt bei uns gerade unerkannt und kostenlos – und was passiert, wenn es morgen auszieht? Wenn die Antwort unangenehm lang dauert, wissen Sie zumindest eines: Es wird Zeit, dass Ihr Wissen Miete zahlt.

Ihr Fidas-Team