Achtung! Finanzpolizei kontrolliert vermehrt Einhaltung der Kassenrichtlinie – wie kann man sich vorbereiten?

Wie wir bereits informiert haben, regelt seit 2012 die Kassenrichtlinie die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten der Bareinnahmen bei Verwendung von Registrierkassen.
Aktuell prüft nun die Finanzpolizei schwerpunktmäßig die ordnungsmäßige Ermittlung der Bareinnahmen und deren Aufzeichnung (s. auch Artikel Fidas Info 3/2014) – gibt es hierbei Mängel, ist die Finanz zur oft teuren Schätzung ermächtigt.

Grundsätzlich muss jede Barbewegung aufgezeichnet werden (Zeitpunkt, Betrag und fortlaufende Nummer). Eine Erleichterung gibt es hier für Betriebe, deren Umsatz EUR 150.000,00 im Jahr nicht überschreitet, hier können die erzielten Bareinnahmen täglich mittels Kassasturz ermittelt werden.
 
Wird nun eine Registrierkasse zur Aufzeichnung der Bareinnahmen verwendet, so müssen folgende Punkte geklärt bzw. vorbereitet sein, um im Falle einer Überprüfung keine unangenehmen Überraschungen zu erleben:
 
Maßnahmen für den Fall einer Überprüfung:
 
Erstellung einer Kassensystemdokumentation:

• Wer ist der Kassenbetreuer?
• Abklärung Kassentyp lt. Kassenrichtlinie mit Hersteller und dafür erforderliche Dokumentationspflichten
• Wie ist ein Kassensturz durchzuführen?
• Auch Retouren und Skonti müssen gebucht werden
• Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren muss erfüllt werden / wie erfolgt Datenspeicherung?
• Eine Kassenordnung festlegen:  wer darf Kasse bedienen, Rechte und Pflichten der Mitarbeiter, wer kontrolliert Saldo, Dokumentation Einschulung Mitarbeiter, Dokumentation Funktionskontrollen der Kasse
• Kann die Beschreibung E131 durch Kassenhersteller vorgelegt werden?
• Bedienungshandbuch und Konfigurationsanleitung herrichten
• Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle von Ersterfassung bis zur Bilanz prüfen

Verhalten bei Überprüfung:

• Die Beamten müssen sich unaufgefordert ausweisen.
• Mitwirkungspflicht bei der Überprüfung, ansonsten drohen Zwangsstrafen.
• Übergabe der Kassensystemdokumentation, Bedienungsanleitung, E131 Bestätigung des Kassenherstellers,  Kassenaufzeichnungen, organisatorischen Kassenordnung
• Zeigen Sie, wie die Kasse funktioniert und stellen Sie den Kassenstand fest.
• Kommt es nun zur Feststellung von Mängeln, so ist darüber eine Niederschrift durch die Finanzpolizei aufzunehmen und Ihnen eine Kopie auszuhändigen